Wenn die Hände auf der Baustelle oder in der Werkstatt beschäftigt sind, bleibt das Telefon oft stumm – und potenzielle Kunden rufen beim Nächsten an. Gründer Yatin Arora erklärt im Gespräch, wie der KI-Telefonassistent ImmerRuf verpasste Anrufe abschafft, Termine direkt bucht und warum der Service bewusst ohne Selbstkonfigurator auskommt
Können Sie ImmerRuf kurz vorstellen und erzählen, wie die Idee zur Gründung des Unternehmens entstanden ist?
ImmerRuf ist ein KI-Telefonassistent für Betriebe, die keinen Kunden mehr verlieren wollen. Er geht rund um die Uhr ans Telefon, nimmt den Anruf in natürlicher Sprache an, klärt das Anliegen und bucht den Termin direkt in den Kalender des Betriebs — tagsüber auf der Baustelle, abends nach Feierabend, nachts, am Wochenende und im Urlaub.
Die Idee kam nicht aus einer Marktanalyse. Bei uns im Haus war ein Handwerker bei der Arbeit. Sein Telefon klingelte, während er beide Hände im Einsatz hatte. Er sah kurz hin, ließ es klingeln und machte weiter. Wenig später passierte es noch einmal. Niemand hatte etwas falsch gemacht — er konnte einfach nicht an zwei Orten gleichzeitig sein.
Hängen geblieben ist bei mir, was das in Summe bedeutet. Hinter jedem dieser Anrufe stand jemand, der ihn brauchte und danach die nächste Nummer gewählt hat. Er wird es nie erfahren, denn ein verpasster Anruf hinterlässt keine Spur. Und die Anrufe, die er zurückgab, gab er abends zurück, zu Hause, in der Zeit, die eigentlich seiner Familie gehörte.
Ich baue KI-Systeme, und an diesem Nachmittag war mir klar, was gebaut werden müsste: etwas, das abnimmt, während seine Hände beschäftigt sind, ein echtes Gespräch mit dem Anrufer führt und den Termin in seinen Kalender einträgt. Er behält den Auftrag, und er behält seinen Feierabend.
Wer steht hinter ImmerRuf, und welche Erfahrungen haben die Entwicklung Ihres KI-Telefonassistenten geprägt?
ImmerRuf wird von einem Zweierteam gemacht. Ich, Yatin Arora, bin Gründer und Entwickler. Sebastian Höhne verantwortet den Vertrieb und den direkten Draht zu den Betrieben.
Ich habe KI- und Agentensysteme für Banken und Versicherer gebaut, wo ein System zuverlässig sein und einer Prüfung standhalten muss. Deshalb war der Datenschutz bei ImmerRuf von Tag eins Teil des Systems und nicht etwas, das später ergänzt wurde.
Welche Vision verfolgen Sie mit ImmerRuf, und wie möchten Sie den Telefonservice kleiner und mittelständischer Betriebe langfristig verändern?
Unsere Mission ist, den verpassten Anruf abzuschaffen — zu einem Preis, den ein Betrieb ohne Nachdenken zahlt, und mit einer Einrichtung, für die der Betrieb selbst nichts tun muss.
Langfristig soll ein Betrieb gar nicht mehr darüber nachdenken müssen, ob gerade jemand ans Telefon gehen kann. Heute ist Erreichbarkeit etwas, das man sich leisten können muss: eine eigene Kraft im Büro oder ein externer Telefonservice. Wir wollen, dass sie zur Grundausstattung gehört — so selbstverständlich wie eine Website.
An welche Zielgruppen richtet sich ImmerRuf hauptsächlich, und welche Herausforderungen lösen Sie für diese Unternehmen?
Vor allem Handwerk aller Gewerke — Elektro, Sanitär und Heizung, Dach, Maler, Schreiner, Garten- und Landschaftsbau — dazu Kfz-Werkstätten, Gastgewerbe und lokale Dienstleister.
Das Muster ist überall dasselbe: Die Arbeit findet nicht am Schreibtisch statt. Wer auf dem Dach steht oder die Hände im Motor hat, kann nicht ans Telefon. Für den Betrieb löst ImmerRuf damit zwei Dinge gleichzeitig. Erstens den entgangenen Auftrag. Und zweitens einen ständigen Druck: Niemand muss mehr mit einem Ohr am Telefon arbeiten, das Gerät mit auf die Baustelle nehmen oder abends prüfen, wer angerufen hat. Man macht seine Arbeit fertig und findet danach Termine im Kalender statt entgangener Anfragen.
Viele kleine Betriebe verpassen Anrufe im Arbeitsalltag. Warum sehen Sie hier so großes Potenzial für den Einsatz von KI?
Weil der verpasste Anruf ein Problem ist, das sich nicht durch mehr Disziplin lösen lässt. Der Betrieb macht nichts falsch — es ist in dem Moment schlicht niemand frei.
Alles, was es bisher dagegen gab, hat entweder nicht funktioniert oder war zu teuer — genau deshalb gibt es das Problem überhaupt noch. Sprach-KI ist der erste Ansatz, der beides zusammenbringt: ein echtes Gespräch statt einer Bandansage, und trotzdem ein Preis, über den ein Betrieb nicht lange nachdenken muss. Dazu kommt, dass Telefon in diesen Branchen nicht der Nebenkanal ist, sondern der Hauptkanal. Ein Kunde mit einem kaputten Heizkessel füllt kein Kontaktformular aus.
Was macht ImmerRuf aus Ihrer Sicht besonders im Vergleich zu klassischen Telefonservices oder anderen KI-Telefonassistenten?
Zwei Dinge.
Erstens: Wir richten alles selbst ein. Der Betrieb muss nichts konfigurieren. Ein Dachdecker will sich abends nicht auch noch durch Gesprächsabläufe klicken.
Zweitens: Der Assistent nimmt nicht nur Nachrichten auf. Er bucht Termine in jedem Tarif, ohne Aufpreis. Er beantwortet die Fragen, die ohnehin ständig kommen — Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen, Ablauf. Und er kann dem Anrufer aktiv passende Leistungen des Betriebs vorschlagen, statt das Gespräch nur entgegenzunehmen. Aus einem verpassten Anruf wird so ein Termin im Kalender.
Gegenüber einem klassischen Telefonservice kommt dazu, dass der Assistent nicht nur zu Bürozeiten da ist. Ein Kunde, der um 22 Uhr anruft, bekommt seinen Termin — ohne dass jemand im Betrieb wach sein muss.
Sie übernehmen die komplette Einrichtung für Ihre Kunden. Warum haben Sie sich bewusst gegen einen klassischen Selbstkonfigurator entschieden?
Weil ein Konfigurator die Arbeit nur verschiebt. Er sieht im Vertrieb gut aus und liegt danach als Aufgabe bei jemandem, der abends um acht von der Baustelle kommt.
Das tragen wir lieber selbst. Wenn wir die Einrichtung übernehmen, ist das Produkt ab dem ersten Tag im Einsatz, statt ein Projekt zu sein, für das man erst einmal Zeit finden muss. Und der Aufwand liegt auf der Seite, die ihn besser stemmen kann: Wir kennen das System, der Betrieb kennt sein Handwerk.
Für uns hat das noch einen zweiten Effekt. Jede Einrichtung ist ein genauer Blick darauf, wie in einem Gewerk tatsächlich telefoniert wird — welche Fragen kommen, was ein Anrufer erwartet, wo ein Gespräch hakt. Genau das ist der Input, den wir brauchen, um das Produkt besser zu machen.
Der KI-Assistent kann Termine direkt buchen und Anrufe vorqualifizieren. Welche Vorteile ergeben sich dadurch für Betriebe und deren Kunden?
Für den Anrufer ist der Vorteil, dass sein Anliegen im selben Gespräch erledigt ist. Kein Rückruf, auf den er warten muss, keine Mailbox, kein zweiter Anlauf am nächsten Tag.
Für den Betrieb ändert sich die Art der Arbeit, die überhaupt liegen bleibt. Ohne Assistent besteht der Rückstand aus Rückrufen: eine Liste von Nummern, von denen einige nicht mehr abheben oder inzwischen woanders gebucht haben. Mit Assistent besteht er aus Terminen im Kalender und aus Anfragen, die bereits geklärt sind — worum es geht, wo es ist, wie dringend es ist.
Und die Vorqualifizierung sortiert auch aus. Nicht jeder Anruf ist ein Auftrag. Wenn das im Gespräch geklärt wird statt abends am Telefon, spart das genau die Zeit, die vorher niemand hatte.
Datenschutz spielt bei Telefon- und Kundendaten eine zentrale Rolle. Welche Bedeutung haben EU-Hosting und DSGVO-konforme Prozesse für ImmerRuf?
Für unsere Zielgruppe ist das kein Marketingpunkt, sondern die Voraussetzung dafür, ein solches System überhaupt ans Telefon zu lassen. Am Telefon landen Namen, Adressen und Terminwünsche echter Kunden — also genau die Daten, für die ein Betrieb geradesteht.
Deshalb behandeln wir Datenschutz als Teil des Produkts, nicht als Fußnote. ImmerRuf ist im Einklang mit der DSGVO, dem TDDDG und § 201 StGB aufgesetzt, und jede Frage, die ein Kunde dazu hat, beantworten wir ausführlich.
Sie haben ImmerRuf vollständig bootstrapped aufgebaut. Welche Herausforderungen mussten Sie dabei meistern, und welche Erkenntnisse nehmen Sie daraus mit?
Die größte Einschränkung ist nicht das Geld, sondern die Anzahl der Dinge, die gleichzeitig laufen können. Ohne Kapital gibt es keine parallelen Versuche. Jede Woche, die in ein Feature geht, geht nicht in ein Gespräch mit einem Betrieb.
Die zweite Herausforderung ist Geduld gegenüber der Zielgruppe. Handwerksbetriebe gewinnt man über Empfehlung und Vertrauen, und das braucht Zeit, die man mit Budget nicht abkürzen kann. Das ist ein langsamerer Weg, als ein Produkt mit Investoren im Rücken ihn gehen müsste, und man muss die Nerven dafür haben.
Was wir daraus mitnehmen: Bootstrapping hat uns vor der teuersten Sorte Fehler bewahrt — dem Feature, das gut klingt und nach dem niemand gefragt hat. Wenn jede Entscheidung Wochen der eigenen Arbeit kostet, fragt man vorher deutlich genauer nach.
Welche neuen Funktionen oder Weiterentwicklungen stehen bei ImmerRuf aktuell im Fokus?
Der Schwerpunkt liegt auf Anbindungen und auf Gesprächsqualität.
Anbindungen heißt: mehr Kalender- und Systemanbindungen, damit ein gebuchter Termin ohne Umweg dort landet, wo der Betrieb ohnehin arbeitet. Das ist unspektakulär, entscheidet aber darüber, ob der Assistent im Alltag wirklich Arbeit abnimmt.
Gesprächsqualität heißt: die Fälle abseits des Standards. Ein Anrufer, der mitten im Satz abbiegt, ein Notfall, der sofort an den Betrieb durchgestellt gehört, ein Anliegen, das gar keine Terminbuchung ist. Jedes echte Gespräch, das nicht sauber lief, sehen wir uns an und arbeiten daran.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die eine KI-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen entwickeln möchten?
Erstens: Sucht eine echte Lücke. Keinen Markt, der auf einer Folie groß aussieht, sondern einen konkreten Moment, in dem jemand etwas verliert und keine gute Möglichkeit hat. Wer diesen Moment nicht genau benennen kann, baut eine Lösung und sucht das Problem hinterher.
Zweitens: Nicht in Panik geraten, wenn es mittendrin schiefgeht. Es wird schiefgehen. Etwas bricht, ein Kunde ist unzufrieden, ein Monat vergeht, in dem sich nichts bewegt. Genau das habe ich in einem früheren Vorhaben erlebt, und gelernt habe ich daraus, dass nichts davon der Notfall war, als der es sich damals anfühlte. Man hat die Antworten am Anfang nicht — man lernt sie unterwegs, und das ist kein Zeichen dafür, dass man es falsch macht.
Drittens: Denkt über die Distribution nach, bevor ihr baut. Diese Zielgruppe sucht nicht nach Software, liest keine Tech-Presse und klickt nicht auf Anzeigen, die üblichen Kanäle greifen hier also nicht. Arbeitet den konkreten Weg heraus, auf dem ein Kunde von euch erfährt — eine Innung, ein Partner, eine Empfehlung, jemand, der ohnehin schon in seinem Telefon steht. Diese Frage ist meist schwerer als die Technik, und sie entscheidet darüber, ob jemals jemand benutzt, was ihr gebaut habt.
Bildcredits privat
Wir bedanken uns bei Yatin Arora für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
