GrantFlow unterstützt Berater mit KI bei der Recherche nach Förderprogrammen und organisiert gleichzeitig Mandanten, Dokumente, Fristen und Bearbeitungsstände.
Können Sie GrantFlow Advisor kurz vorstellen und erzählen, wie die Idee für einen digitalen Arbeitsplatz für Fördermittelberater entstanden ist?
GrantFlow Advisor ist ein digitaler Arbeitsplatz für Fördermittelberater. Die Plattform unterstützt bei der Recherche nach geeigneten Förderprogrammen und organisiert gleichzeitig Mandanten, Dokumente, Notizen, Fristen und Bearbeitungsstände. Die Idee entstand aus der Beobachtung, dass Fördermittelberatung heute noch stark von manueller Recherche, unterschiedlichen Datenquellen und vielen einzelnen Werkzeugen geprägt ist. Wir wollten deshalb nicht nur eine weitere Förderdatenbank entwickeln, sondern eine zentrale Arbeitsumgebung für den gesamten Beratungsprozess.
Wer steht hinter GrantFlow, und welche Erfahrungen haben Ihnen gezeigt, wo die größten Probleme in der Fördermittelberatung liegen?
GrantFlow wurde von mir, Adrian Marjanovic, gegründet und gemeinsam mit einem spezialisierten Team technisch und fachlich weiterentwickelt. In zahlreichen Gesprächen mit Fördermittelberatern wurde deutlich, dass nicht das Fachwissen das eigentliche Problem ist. Viel Zeit geht vielmehr durch wiederkehrende Recherchen, verstreute Informationen, die Prüfung formaler Voraussetzungen und die Organisation laufender Mandate verloren. Genau an diesen Stellen möchten wir Berater entlasten.
Recherche, Förderkriterien, Dokumente und Fristen kosten Berater viel Zeit. Welche dieser Aufgaben lassen sich aus Ihrer Sicht besonders sinnvoll digitalisieren?
Besonders gut lassen sich standardisierbare Vorarbeiten digitalisieren. Dazu gehören das Filtern nach Standort, Rechtsform, Unternehmensgröße oder Förderart, die strukturierte Erfassung von Mandantendaten sowie die Verwaltung von Dokumenten und Fristen. Auch mögliche Förderprogramme können automatisiert vorausgewählt und vergleichbar dargestellt werden. Die abschließende fachliche Beurteilung eines Vorhabens bleibt jedoch Aufgabe des Beraters.
GrantFlow prüft zunächst feste Förderkriterien und setzt anschließend KI ein. Warum haben Sie sich bewusst für diese Kombination entschieden?
Nicht jede Aufgabe benötigt KI. Eindeutige Voraussetzungen wie Fördergebiet, Rechtsform, Unternehmensgröße oder die Art der Förderung lassen sich zuverlässiger über feste Regeln prüfen. Erst danach bewertet die KI die inhaltliche Übereinstimmung zwischen dem konkreten Vorhaben und den Förderprogrammen. Diese Kombination reduziert unpassende Ergebnisse und nutzt KI dort, wo sie tatsächlich einen Mehrwert bietet: beim Einordnen komplexer Inhalte und Zusammenhänge.
Mehr als 1.500 geprüfte Förderprogramme bilden die Grundlage der Plattform. Wie stellen Sie sicher, dass Berater trotz dieser Datenmenge schnell zu relevanten Ergebnissen kommen?
Die Nutzer müssen nicht selbst eine große Datenbank durchsuchen. GrantFlow grenzt die Programme zunächst anhand der konkreten Unternehmens- und Projektdaten ein. Anschließend werden die verbleibenden Programme einzeln mit dem Vorhaben abgeglichen und nach ihrer Relevanz bewertet. So entsteht keine unübersichtliche Trefferliste, sondern eine priorisierte Auswahl, die der Berater fachlich weiterprüfen kann.
Offizielle Quellen, Datenstand und offene Voraussetzungen bleiben bei jedem Ergebnis sichtbar. Warum ist diese Transparenz beim Einsatz von KI besonders wichtig?
Förderentscheidungen können erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Deshalb darf ein KI-Ergebnis nicht wie eine unumstößliche Antwort erscheinen. Berater müssen nachvollziehen können, auf welcher Quelle eine Empfehlung beruht, wie aktuell die Informationen sind und welche Voraussetzungen noch geprüft werden müssen. Die KI soll den Weg zu einer fundierten Entscheidung verkürzen, aber nicht die Entscheidungsgrundlage verbergen.
Sie betonen ausdrücklich, dass GrantFlow Fördermittelberater nicht ersetzen soll. Wo ziehen Sie die Grenze zwischen automatisierter Vorarbeit und menschlicher Expertise?
GrantFlow übernimmt wiederkehrende Recherche- und Organisationsaufgaben. Die Einordnung des Geschäftsmodells, die Strukturierung eines förderfähigen Vorhabens, die Kommunikation mit Förderstellen und die Verantwortung gegenüber dem Mandanten bleiben beim Berater. Fördermittelberatung besteht nicht nur darin, ein Programm zu finden. Entscheidend ist, ob ein Vorhaben richtig verstanden, sinnvoll gestaltet und überzeugend dargestellt wird. Dafür braucht es Erfahrung und menschliches Urteilsvermögen.
Förderprogramme können komplexe Voraussetzungen und Interpretationsspielräume haben. Wo stößt KI bei der Bewertung aus Ihrer Sicht an ihre Grenzen?
KI stößt dort an Grenzen, wo Richtlinien unklar formuliert sind, Einzelfallentscheidungen erforderlich werden oder eine Förderstelle eigene Auslegungsspielräume besitzt. Auch strategische Fragen – beispielsweise wie ein Investitionsvorhaben strukturiert oder zeitlich geplant werden sollte – lassen sich nicht allein aus Programmdaten beantworten. GrantFlow macht solche offenen Punkte deshalb sichtbar, anstatt eine Sicherheit vorzutäuschen, die es in der Praxis nicht gibt.
GrantFlow möchte nicht nur die Recherche erleichtern, sondern den gesamten Mandatsverlauf organisieren. Welchen Vorteil bietet dieser Ansatz gegenüber einzelnen Fördermittel- oder KI-Tools?
Ein einzelnes Recherchetool liefert im besten Fall passende Programme. Danach beginnt jedoch die eigentliche Beratungsarbeit: Informationen müssen eingeholt, Dokumente verwaltet, Fristen überwacht und Entscheidungen dokumentiert werden. Wenn dafür mehrere voneinander getrennte Systeme genutzt werden, entstehen Medienbrüche und zusätzlicher Aufwand. GrantFlow verbindet Recherche und Mandatsorganisation in einer Arbeitsumgebung. Dadurch bleibt der gesamte Verlauf nachvollziehbar und das Wissen zum Mandat an einem Ort.
Welche Rückmeldungen aus Ihren bisherigen Gesprächen mit Fördermittelberatern haben die Entwicklung von GrantFlow besonders beeinflusst?
Besonders häufig wurde der Wunsch geäußert, Ergebnisse schnell nachvollziehen und gegenüber Mandanten erklären zu können. Deshalb zeigen wir nicht nur mögliche Programme, sondern auch Gründe für die Bewertung, offizielle Quellen und noch offene Voraussetzungen. Gleichzeitig wurde deutlich, dass Berater sehr unterschiedlich arbeiten. Daher soll GrantFlow keine starre Vorgehensweise erzwingen, sondern bestehende Prozesse strukturieren und unterstützen. Viele praktische Funktionen sind unmittelbar aus diesen Gesprächen entstanden.
Welche Vision verfolgen Sie mit GrantFlow, und welche nächsten Entwicklungsschritte sind für die Plattform geplant?
Unsere Vision ist, GrantFlow zum zentralen digitalen Arbeitsplatz für professionelle Fördermittelberatung zu entwickeln. Berater sollen weniger Zeit mit wiederkehrender Suche und Verwaltung verbringen und mehr Zeit für die strategische Begleitung ihrer Mandanten haben. Die nächsten Schritte konzentrieren sich auf die weitere Verbesserung des Matchings, die Vertiefung der Mandatsverwaltung, effizientere Teamarbeit und eine noch bessere Unterstützung bei der strukturierten Prüfung von Fördervoraussetzungen. Dabei entwickeln wir die Plattform eng am Feedback der Anwender weiter.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die KI für einen Bereich entwickeln, in dem Fachwissen und menschliche Entscheidungen entscheidend bleiben?
Erstens sollte KI nur dort eingesetzt werden, wo sie ein konkretes Problem besser löst – nicht, weil sie gerade technisch möglich ist.
Zweitens müssen Ergebnisse nachvollziehbar bleiben, insbesondere wenn Entscheidungen finanzielle oder rechtliche Folgen haben können.
Drittens sollte man Fachanwender früh in die Entwicklung einbeziehen. Die besten Produkte entstehen nicht am Schreibtisch, sondern im kontinuierlichen Austausch mit den Menschen, die später täglich damit arbeiten.
Fotocredits: © privat / GrantFlow
Wir bedanken uns bei Adrian Marjanovic für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
