Doctordocs vereinfacht die privatärztliche Abrechnung nach GOÄ und ermöglicht Ärztinnen und Ärzten, Rechnungen direkt über das Smartphone oder den Computer zu erstellen und digital zu versenden.
Wer steckt hinter Doctordocs und wie ist die Idee entstanden, eine eigene App für die privatärztliche Abrechnung zu entwickeln?
Hinter Doctordocs steht die Themanox OÜ, ein Softwareunternehmen, das ich gegründet habe und als alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer leite. Die Gesellschaft ist in Estland registriert. Geschäftsführung und Betriebsstätte befinden sich jedoch in Deutschland, konkret in Hamburg. Von hier aus erfolgen auch die Entwicklung und die operative Betreuung von Doctordocs.
Ich habe mich für eine Unternehmensgründung in Estland entschieden, weil das Land gerade im Bereich der Digitalisierung sehr fortschrittlich ist. Über das e-Residency-Programm lassen sich viele Verwaltungsabläufe einfach und vollständig online erledigen. Gerade für ein Softwareunternehmen bietet das praktische Vorteile.
Die Idee zu Doctordocs entstand aus der Überlegung, dass eine vollständige Praxisverwaltungssoftware nicht für jede Abrechnungssituation die passende Lösung ist. Gerade Ärztinnen und Ärzte, die nur gelegentlich Privatrechnungen erstellen oder außerhalb einer klassischen Praxisstruktur tätig sind, benötigen nicht zwangsläufig ein umfangreiches und entsprechend kostenintensives Verwaltungssystem.
Ich wollte deshalb eine eigenständige, kostengünstige Anwendung entwickeln, die den gesamten Prozess der privatärztlichen Abrechnung nach GOÄ abdeckt und dabei möglichst einfach zu bedienen ist. Wichtig war mir insbesondere, dass sich eine vollständige Rechnung auch direkt über das Smartphone erstellen lässt. Die Patienten- und Rechnungsdaten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der DSGVO.
Sie haben Doctordocs von der Konzeption bis zur technischen Umsetzung selbst entwickelt. Welche Erfahrungen haben Sie mitgebracht und was hat Sie dazu motiviert, diesen Weg allein zu gehen?
Mein beruflicher Hintergrund liegt im Screendesign und in der Softwareentwicklung. Seit 2020 bin ich als Screendesigner beim Norddeutschen Rundfunk tätig. Darüber hinaus habe ich einen Bachelorabschluss in Psychologie und befinde mich derzeit im Masterstudium.
Durch diese unterschiedlichen Bereiche habe ich mich sowohl mit der Gestaltung digitaler Anwendungen als auch mit der Frage beschäftigt, wie Menschen Informationen verarbeiten und mit komplexen Benutzeroberflächen umgehen. Im Rahmen meines Studiums habe ich außerdem Veranstaltungen zu Qualitätsmanagement und Betriebswirtschaftslehre besucht, in denen unter anderem rechtliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Abrechnung behandelt wurden. Auch in der Psychotherapie spielt die GOÄ eine Rolle, da die Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) bei der privatpsychotherapeutischen Abrechnung auf bestimmte Leistungen der GOÄ verweist.
Die Entwicklung selbst zu übernehmen, hatte für mich vor allem den Vorteil, Gestaltung, Benutzerführung und technische Umsetzung unmittelbar miteinander verbinden zu können. Dadurch konnte ich die einzelnen Funktionen und Arbeitsabläufe von Anfang an aufeinander abstimmen und die Anwendung kontinuierlich weiterentwickeln.
Welche Herausforderungen erleben Ärztinnen und Ärzte bei der Abrechnung nach GOÄ und welche konkreten Probleme möchten Sie mit Doctordocs lösen?
Die privatärztliche Abrechnung nach GOÄ kann durchaus herausfordernd sein. Die Gebührenordnung enthält zahlreiche Leistungen, unterschiedliche Gebührenrahmen, Steigerungsfaktoren und Abrechnungsbestimmungen, die bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden müssen.
Aus meiner Sicht liegt die Herausforderung aber nicht allein in diesen fachlichen Anforderungen. Was bislang häufig fehlt, ist eine Anwendung, die den gesamten Abrechnungsprozess abdeckt, gleichzeitig einfach zu bedienen ist, zuverlässig funktioniert und jederzeit zur Verfügung steht – auch außerhalb der Praxis.
Genau hier setzt Doctordocs an. Die Anwendung bündelt den gesamten Prozess von der Leistungserfassung und Rechnungsstellung über die digitale Zustellung bis zur Verwaltung offener Rechnungen und Erstellung von Mahnungen. Alle Schritte lassen sich direkt über das Smartphone oder am Computer erledigen.
Der integrierte GOÄ-Katalog basiert auf der geltenden Gebührenordnung für Ärzte, die unter anderem über das offizielle Rechtsportal des Bundes abrufbar ist. Die Anwendung berücksichtigt die dort festgelegten Punktzahlen und Gebührenrahmen und weist auf hinterlegte Abrechnungsbestimmungen hin, die dem amtlichen GOÄ-Katalog entstammen.
Doctordocs unterstützt damit die ärztliche Abrechnung, ersetzt jedoch keine medizinische oder abrechnungsrechtliche Einzelfallprüfung. Die Verantwortung für die Auswahl und Dokumentation der tatsächlich erbrachten Leistungen verbleibt bei den behandelnden Ärztinnen und Ärzten.
An welche Zielgruppen richtet sich Ihre Anwendung besonders und in welchen Situationen bietet die mobile Abrechnung den größten Mehrwert?
Doctordocs richtet sich grundsätzlich an alle Ärztinnen und Ärzte, die privatärztliche Leistungen nach GOÄ eigenständig abrechnen möchten. Besonders interessant ist die Anwendung für diejenigen, die nur gelegentlich Privatrechnungen erstellen oder außerhalb der Praxis tätig sind. Gerade bei einem geringen Rechnungsvolumen kann eine umfangreiche Praxisverwaltungssoftware wirtschaftlich unverhältnismäßig sein.
Dazu zählen beispielsweise Ärzte, die privatärztliche Hausbesuche durchführen, reisemedizinische Leistungen anbieten oder gelegentlich Gutachten erstellen. Auch für Schiffsärzte, ambulant tätige Anästhesisten im Notdienst oder Belegärzte kann die Anwendung interessant sein.
Der grundlegende Vorteil liegt aus meiner Sicht darin, dass der gesamte Abrechnungsprozess in einer einzigen Anwendung gebündelt ist, die jederzeit zur Verfügung steht. Besonders praktisch ist das, wenn eine Rechnung unmittelbar nach einer Behandlung erstellt werden soll. Beispielsweise lässt sich nach einem Hausbesuch direkt über das Smartphone eine vollständige GOÄ-Rechnung erstellen, ohne die Abrechnung erst später am Praxiscomputer nachholen zu müssen.
Die Anwendung ist dabei nicht auf bestimmte Fachrichtungen beschränkt.
Was unterscheidet Doctordocs von klassischen Praxisverwaltungssystemen und bestehenden digitalen Abrechnungslösungen?
Doctordocs verfolgt einen bewusst spezialisierten Ansatz. Klassische Praxisverwaltungssysteme decken zahlreiche organisatorische und medizinische Abläufe ab und sind entsprechend umfangreich. Die Kosten solcher Systeme können sich einschließlich Einrichtung und laufender Gebühren auf mehrere Tausend Euro summieren.
Für Ärztinnen und Ärzte, die nur wenige Privatrechnungen erstellen, ist eine solche Software deshalb nicht immer erforderlich oder wirtschaftlich sinnvoll. Doctordocs bietet hier eine deutlich kostengünstigere Alternative, ohne dabei auf die wesentlichen Funktionen eines vollständigen GOÄ-Abrechnungssystems zu verzichten.
Die Anwendung konzentriert sich auf den gesamten Prozess der privatärztlichen Abrechnung und ist sowohl als iPhone-App als auch über den Webbrowser am Computer nutzbar. Beide Varianten greifen auf denselben Datenbestand zu, sodass Rechnungen und Patienteninformationen automatisch synchronisiert werden.
Ein weiterer Unterschied liegt in der eigenständigen Rechnungsstellung. Während bei externen Abrechnungsstellen die Abwicklung ganz oder teilweise ausgelagert wird, verbleibt sie bei Doctordocs vollständig in ärztlicher Hand.
Die Anwendung versteht sich deshalb nicht als Ersatz für sämtliche Funktionen einer Praxisverwaltungssoftware, sondern als eigenständige, preiswerte und vor allem zeitsparende Lösung für die private Abrechnung.
Welche Funktionen stehen den Nutzern zur Verfügung und wie funktioniert die Erstellung einer vollständigen GOÄ-Rechnung direkt über das Smartphone?
Nach der Registrierung werden zunächst die eigenen Praxis- und Abrechnungsdaten hinterlegt. Anschließend können Patienten angelegt und Rechnungen erstellt werden.
Bei der Rechnungserstellung lassen sich Leistungen aus dem integrierten GOÄ-Katalog auswählen, Steigerungsfaktoren festlegen und erforderliche Begründungen ergänzen. Häufig verwendete Leistungskombinationen lassen sich als sogenannte Leistungsketten speichern und später erneut verwenden.
Darüber hinaus können eigene Leistungen mit individuellen Bezeichnungen und Beträgen angelegt werden, um bei Bedarf Positionen unabhängig vom GOÄ-Katalog aufzuführen. Auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer lässt sich optional auf der Rechnung angeben.
Während der gesamten Rechnungserstellung steht eine Live-Vorschau zur Verfügung. Änderungen werden unmittelbar dargestellt, sodass die Rechnung jederzeit überprüft werden kann, bevor sie endgültig gespeichert wird. Alternativ lässt sie sich zunächst als Entwurf speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen.
Aus den erfassten Angaben erstellt Doctordocs eine vollständige PDF-Rechnung mit den vorgesehenen Rechnungsinformationen. Diese kann heruntergeladen, ausgedruckt oder an Patienten weitergegeben werden. Ein optionaler QR-Code erleichtert die Bezahlung über eine Banking-App.
Darüber hinaus lassen sich offene und bezahlte Rechnungen verwalten, Mahnungen erstellen und Rechnungsübersichten als CSV- oder PDF-Tabelle exportieren, beispielsweise für die steuerliche Weiterverarbeitung.
Mit der digitalen Rechnungszustellung ermöglichen Sie einen direkten Abruf durch Patienten. Welche Vorteile bietet diese Funktion und wie gewährleisten Sie dabei Datenschutz und Datensicherheit?
Mit der digitalen Rechnungszustellung wollte ich vor allem den letzten Schritt der Rechnungserstellung vereinfachen.
Nach der Erstellung einer Rechnung genügt ein Klick auf „Digital bereitstellen“. Doctordocs übernimmt daraufhin automatisch den E-Mail-Versand. Der Patient erhält einen persönlichen Rechnungslink und kann die Rechnung nach Eingabe seines Geburtsdatums herunterladen. Eine Registrierung oder ein eigenes Patientenkonto ist dafür nicht erforderlich.
Ein weiterer Vorteil ist die direkte Nachverfolgbarkeit. Sobald die Rechnung abgerufen wurde, wechselt der Status automatisch zu „Abgerufen“, sodass direkt in der Anwendung nachvollziehbar ist, ob und wann der Abruf erfolgt ist.
Da es sich bei ärztlichen Rechnungen um besonders sensible Informationen handeln kann, wurde die Zustellung mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen umgesetzt. Die E-Mail enthält keinen PDF-Anhang, sondern einen individuellen, langen und zufällig erzeugten Abruflink, der nicht einfach erraten werden kann. Der Zugriff erfordert zusätzlich die Eingabe des Geburtsdatums und wird nach fünf fehlerhaften Versuchen gesperrt.
Die bereitgestellte Rechnungskopie ist für 90 Tage verfügbar und wird anschließend automatisch gelöscht. Patienten können diese Kopie nach dem Abruf auch selbst vorzeitig löschen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt im Doctordocs-Konto des rechnungsstellenden Arztes erhalten und ist von der Löschung der bereitgestellten Kopie nicht betroffen.
Die Daten werden in Deutschland auf Servern in Frankfurt am Main verarbeitet. Sowohl die Datenübertragung als auch die Speicherung beim Cloud-Anbieter erfolgen verschlüsselt. Die Verarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der DSGVO.
Welche technischen und regulatorischen Herausforderungen mussten Sie bei der Entwicklung einer Software für medizinische Abrechnungsprozesse bewältigen?
Die Entwicklung von Doctordocs war ein umfangreiches Projekt. Die Übernahme des GOÄ-Katalogs selbst stellte dabei keine besondere Hürde dar, da die geltende Gebührenordnung amtlich veröffentlicht und öffentlich zugänglich ist. Wesentlich anspruchsvoller war es, die komplexen Abrechnungsregeln in eine zuverlässig funktionierende mobile Anwendung zu übertragen und gleichzeitig eine möglichst einfache und verständliche Bedienung zu ermöglichen.
Dafür waren zahlreiche Entwicklungs- und Testdurchläufe erforderlich. Insbesondere die Benutzerführung und die einzelnen Arbeitsschritte der Rechnungserstellung wurden wiederholt getestet und überarbeitet.
Eine weitere Herausforderung war die technische Vorbereitung auf die geplante GOÄ-Novellierung. Die Anwendung musste so aufgebaut werden, dass künftige Änderungen der Gebührenordnung umgesetzt werden können, ohne dass bereits erstellte Rechnungen dadurch nachträglich unbeabsichtigt verändert werden.
Wie haben Sie die Entwicklung und Markteinführung von Doctordocs finanziert und welches Geschäftsmodell verfolgen Sie mit der kostenlosen Version und den kostenpflichtigen Angeboten?
Die Entwicklung und Markteinführung von Doctordocs habe ich aus eigenen Mitteln finanziert. Die Konzeption, Gestaltung und technische Umsetzung habe ich vollständig selbst übernommen.
Beim Geschäftsmodell war mir wichtig, dass Doctordocs gerade für Ärzte mit wenigen Privatrechnungen eine kostengünstige Alternative zu umfangreichen Praxisverwaltungssystemen bietet. Wer beispielsweise nur einige Rechnungen im Monat erstellt, soll dafür nicht auf eine entsprechend teure Softwarelösung angewiesen sein.
Deshalb können im kostenlosen Basistarif bis zu fünf Rechnungen pro Monat erstellt werden. Das Professional-Abonnement kostet 4,99 Euro monatlich und ermöglicht bis zu 32 Rechnungen. Es ist monatlich kündbar und enthält sämtliche Funktionen der Anwendung.
Bei Erreichen des jeweiligen Monatskontingents entstehen keine automatischen Zusatzkosten. Eine Kündigung des Professional-Abonnements führt auch nicht zum Verlust der bereits gespeicherten Rechnungen.
Wie haben Ärztinnen und Ärzte bisher auf Doctordocs reagiert und welche Rückmeldungen aus der Praxis sind bereits in die Weiterentwicklung eingeflossen?
Doctordocs wurde erst vor Kurzem veröffentlicht und befindet sich noch in einer frühen Phase der Markteinführung. Deshalb ist die Zahl der aktiven Nutzer derzeit noch überschaubar.
Bereits während der Entwicklung konnten einzelne Funktionen mit Ärzten aus meinem Umfeld ausprobiert werden. Die Benutzerführung und die einzelnen Schritte der Rechnungserstellung wurden dabei wiederholt überprüft und überarbeitet.
Jetzt geht es vor allem darum, weitere Erfahrungen aus dem tatsächlichen Praxisalltag zu sammeln und herauszufinden, welche Abläufe sich noch vereinfachen lassen. Für eine umfassende Bewertung der Nutzung in unterschiedlichen Fachrichtungen ist es zum jetzigen Zeitpunkt noch zu früh.
Welche Ziele verfolgen Sie mit Doctordocs in den kommenden Jahren und welche zusätzlichen Funktionen oder Erweiterungen sind geplant?
Zunächst möchte ich Doctordocs als zuverlässige und einfach zugängliche Lösung für die privatärztliche Abrechnung etablieren. Dabei steht für mich weniger eine möglichst große Anzahl zusätzlicher Funktionen im Vordergrund als vielmehr die kontinuierliche Verbesserung der bestehenden Arbeitsabläufe.
Mit der digitalen Rechnungszustellung wurde bereits eine wichtige Erweiterung umgesetzt, die den Abrechnungsprozess um eine geschützte Übermittlung und die Nachverfolgung des Rechnungsabrufs ergänzt.
Ein weiteres wichtiges Thema ist die geplante Reform der Gebührenordnung für Ärzte. Da die Abrechnungsregeln die Grundlage der gesamten Anwendung bilden, wird Doctordocs bei Inkrafttreten einer neuen GOÄ entsprechend angepasst werden müssen. Einen verbindlichen Zeitpunkt dafür gibt es derzeit noch nicht.
Perspektivisch ist außerdem ein zusätzliches Abonnement für Ärzte mit einem höheren Rechnungsvolumen denkbar. Darüber hinaus ist eine Android-Version von Doctordocs in Planung.
Welche weiteren Funktionen hinzukommen, möchte ich insbesondere davon abhängig machen, welche Anforderungen sich aus der tatsächlichen Nutzung ergeben.
Parallel zu Doctordocs habe ich außerdem Vetbill entwickelt, eine eigenständige Anwendung für die tierärztliche Abrechnung nach der Gebührenordnung für Tierärzte (GOT). Auch Vetbill ist inzwischen als iPhone-App und über den Webbrowser verfügbar.
Welche drei Tipps würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die eine eigene Softwarelösung entwickeln und erfolgreich auf den Markt bringen möchten?
Mein erster Tipp wäre, sich auf ein möglichst konkretes Problem zu konzentrieren. Gerade zu Beginn besteht die Versuchung, möglichst viele Funktionen in eine Anwendung aufzunehmen. Ich halte es für sinnvoller, zunächst einen klar abgegrenzten Bereich zu finden und diesen möglichst gut umzusetzen.
Zweitens würde ich empfehlen, die Benutzerfreundlichkeit von Anfang an mitzudenken. Eine Software kann technisch sehr umfangreich sein und trotzdem an komplizierten Abläufen scheitern. Gerade bei spezialisierten Fachanwendungen kommt es darauf an, komplexe Anforderungen so umzusetzen, dass sie in der täglichen Nutzung möglichst wenig zusätzliche Arbeit verursachen.
Drittens sollte man die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen von Anfang an berücksichtigen. Dazu gehören neben Datenschutz und technischer Sicherheit insbesondere auch steuerrechtliche und haftungsrechtliche Fragen, etwa die Wahl der Unternehmensstruktur, entsprechende Versicherungslösungen und die Verantwortlichkeiten beim Betrieb der Software. Auch Wartung und langfristige Datenverfügbarkeit spielen eine wichtige Rolle. Solche Themen lassen sich nicht erst nach der Veröffentlichung berücksichtigen. Sie gehören für mich von Anfang an zu einer verantwortungsvoll entwickelten Softwarelösung.
Fotocredits: privat
Wir bedanken uns bei Calvin Gebhardt für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
Premium Start-up: Doctordocs
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