In einem Büro sollte es möglich sein, effektiv zu arbeiten. Damit dies funktioniert, ist eine gewisse Grundausstattung notwendig. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Büro in einem Unternehmen ist oder ob der Arbeitsplatz eines Freiberuflers in seinem Homeoffice wohl organisiert sein will. Ist der Arbeitsplatz nicht optimal eingerichtet, bedeutet das Einbußen bei der Produktivität.
Nur wer sich wohlfühlt und reibungslos arbeiten kann, kann auch eine gute Leistung erbringen. Das ist ein einfaches Prinzip. Dabei stehen gerade junge Unternehmer und Gründer ratlos vor der Frage, was für einen reibungslosen Ablauf unbedingt notwendig ist und was noch warten kann. Meistens ist es eine Frage des Geldes, warum Büros nur provisorisch eingerichtet sind. Doch damit tut sich niemand wirklich einen Gefallen. Letztendlich leidet auch das Image, wenn im Kundenkontakt deutlich wird, dass der junge Unternehmer sehr unprofessionell arbeitet.
Was sollte immer griffbereit sein?
Langes Suchen von Arbeitsmitteln kostet Zeit und ist sehr unprofessionell. Darüber hinaus stört es erheblich die Konzentration, wenn Arbeitsabläufe immer wieder unterbrochen werden müssen, weil Arbeitsmittel nicht zur Verfügung stehen. Schlechte Arbeitsergebnisse sind die Folge von ständigen Unterbrechungen. Weitere Tipps, wie sich die Konzentration während der Arbeit steigern lässt, hält die Redaktion von Welt der Wunder bereit.
Kleine Utensilien, wie Stifte, Kugelschreiber oder Ähnliches sind am besten in einem Stiftehalter aufgehoben. Notizzettel oder ein Notizbuch sollten ebenfalls griffbereit sein, am besten in der Nähe des Telefons. Der Taschenrechner ist zwar im Computer integriert. Dennoch ist es sinnvoll, einen separaten Taschenrechner bereitzulegen. Hier lassen sich Zahlen schneller und einfacher eintippen.
Und auch wenn ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation heute elektronisch abläuft, ist ein klassischer Firmenstempel notwendig. Damit lassen sich Vertragsunterlagen oder amtliche Schreiben mit den relevanten Firmendaten direkt neben der Unterschrift versehen. In der Stempelfactory gibt es eine große Auswahl an Stempeln, die in Unternehmen gebräuchlich sind.
Welche Stempel sind noch zeitgemäß?
Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Längst gibt es das „papierlose Büro“, das jedoch nicht zu 100 Prozent ohne Papier auskommt. Wichtige Geschäftspapiere, die tägliche Post oder auch Verträge liegen noch immer in den meisten Büros in Papierform vor. Neben dem schon erwähnten Firmenstempel, der häufig mit dem Firmenlogo ausgestattet ist, gibt es noch weitere wichtige Stempel. Dazu gehört beispielsweise der Adressstempel, der die Firmenanschrift und wichtige Kontaktdaten enthält. Mit einem Datumstempel wird der Posteingang markiert. Auch in der Buchhaltung kommt dieser Stempel zum Einsatz – oftmals mit weiteren Vermerken wie „eingegangen“, „verbucht“ oder „bezahlt“.
Weitere Stempel sind:
- Unterschriften- oder Faksimilestempel
- Ziffernbandstempel
- Paginierstempel
Arbeitsmittel, die in keinem Büro fehlen sollten
Oft fällt erst beim Arbeiten auf, dass bestimmte Utensilien fehlen. Dabei handelt es sich meist um Kleinkram, der für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch meistens in einer Schublade verschwindet. Dazu gehört beispielsweise ein Heftgerät mit genügend Heftklammern in der passenden Größe. Dieses kleine Gerät erleichtert die Arbeit sehr, denn es hilft, Dokumente, die zusammengehören auch zusammenzuhalten. Auch Klebstreifen und Klebstoff fixieren Dinge an ihrem Platz.
Im Büroalltag gibt es darüber hinaus immer wieder Dokumente, die abgeheftet werden müssen. Dazu ist ein Locher notwendig. Weitere unersetzliche kleine Bürohelfer sind Schere, Lineal und die althergebrachten Büroklammern. Um die Post zu öffnen, ohne den Inhalt zu beschädigen, ist ein Brieföffner sinnvoll. Zubehör für Drucker oder Kopierer sollte auch immer vorrätig sein, damit Ausdrucke ohne zeitliche Verzögerung zur Verfügung stehen. Dazu gehören nicht nur das Druckerpapier, sondern auch die Druckerpatronen oder Tonerkartuschen. Reinigungsutensilien für Monitor und Computer sollten ebenfalls nicht fehlen. Ein sauberes Büro wirkt einfach sympathischer.
Was für die Ablage notwendig ist
Die Ablage ist wichtig. Gesetzliche Regelungen schreiben vor, dass bestimmte Unterlagen, wie beispielsweise die Belege für das Finanzamt oder Vertragsunterlagen, längere Zeit aufzubewahren sind. Die Handelskammer Hamburg hat dazu eine hilfreiche Auflistung veröffentlicht, welche Unterlagen wie lange im Unternehmen aufzubewahren sind. Damit hier kein heilloses Durcheinander entsteht, sind Stehordner notwendig, die mit Rückenetiketten und einer exakten Beschriftung ausgestattet sind. Trennregister im Inneren der Ordner, beispielsweise ABC-Register, erleichtern die weitere Suche. Wenn es Dokumente gibt, die täglich in Gebrauch sind, sind Hängemappen mit entsprechenden Beschriftungsstreifen gut. Sie lassen sich leicht direkt am Schreibtisch oder in einem Schrank aufbewahren. Hüllen, Lochhüllen und Etiketten helfen dabei, Inhalte schneller zu finden. Die bearbeiteten Unterlagen lassen sich in Ablagekörben mit Beschriftung aufbewahren. Auch für die Postbearbeitung sind Ablagekörbe hilfreich.
Wenn viel Post anfällt, wie das vor allem anfangs in einem Start-up-Unternehmen der Fall ist, sind Umschläge in verschiedenen Größen erforderlich. Beim Frankieren helfen ein Befeuchtungsschwamm oder eine Frankiermaschine und eine Briefwaage.
Weitere hilfreiche Büroutensilien
Ein Jahreskalender an der Wand hilft dabei, permanent den Überblick zu behalten. Den täglichen Ablauf erleichtern Vordrucke für Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Kurzbriefe und Ähnliches. Ein Papierkorb darf natürlich nicht fehlen, um nicht benötigte Unterlagen zu entsorgen. Dort dürfen allerdings keine wichtigen oder vertraulichen Unterlagen landen. Dafür ist ein Dokumentenschredder notwendig, der die Unterlagen in ganz kleine Schnipsel zerschneidet. In Start-ups finden häufig Meetings oder Kreativ-Workshops statt. Hier sollte ein Whiteboard unbedingt zur Grundausstattung im Büro gehören.
Was wäre das Büro ohne Technik
Zu den wichtigsten Utensilien im Büroalltag gehört heute der Computer. Das kann ein Desktop-Computer sein oder ein Laptop. Hier entscheiden der persönliche Geschmack und der Einsatz des Gerätes. Wer viel auch außerhalb des Büros arbeitet, wird sich eher für den Laptop entscheiden. So sind alle wichtigen Daten bei Kundenbesuchen oder beim Lieferanten sofort verfügbar. In jedes Büro gehört auch ein Telefon. Dabei sind schnurlose Apparate wesentlich komfortabler, da sie mehr Bewegungsfreiheit geben.
Drucker, Kopierer und Scanner gehören ebenfalls zur Standardausstattung. Es gibt sie als praktische und kostengünstige Multifunktionsgeräte. Damit die ganze Technik reibungslos funktioniert, sind die entsprechenden Kabel notwendig.
Autor: Marianne Schwarz
Abbildung 1: Viele kleine Büroutensilien verschwinden in den Untiefen der Schreibtischschubladen. Sie sollten griffbereit sein für einen reibungslosen im Büroalltag.
Abbildung 1: Pixabay © Counselling (CC0 Public Domain)
Abbildung 2: Pixabay © UliSchu (CC0 Public Domain)
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