clockin entwickelt Software für die Digitalisierung kleiner Betriebe und verbindet Zeiterfassung, KI-gestützte Dokumentation und automatisierte Arbeitsabläufe in einer Lösung, die besonders Beschäftigte ohne festen Schreibtisch entlasten soll.

Frederik, wer bist du und wie führte dein Weg vom Silicon Valley zurück nach Münster und schließlich zur Gründung von clockin?

Ich bin CEO und Mitgründer von clockin. Aufgewachsen bin ich in Münster, angefangen habe ich ganz klassisch mit einer Bankausbildung und danach in Deutschland studiert. Für mich war aber immer klar, dass ich danach in die USA will. In Berkeley im Silicon Valley habe ich dann unter anderem studiert. Parallel dazu habe ich immer schon meine erste Firma im Bereich Softwareentwicklung und Digitalmarketing aufgebaut. Aus diesem Unternehmen heraus sind später auch die Idee und die Umsetzung von clockin entstanden.

Die Idee zu clockin entstand durch die Begegnung mit einem Handwerksmeister, dessen Arbeitsalltag stark von Zetteln und manueller Organisation geprägt war. Was hast du damals beobachtet und wann wurde daraus eine konkrete Geschäftsidee?

Das war damals ein interessanter Zufall, wie so oft im Leben. Ich war damals parallel noch Trainer im Profi-Handball und habe dort Thomas kennengelernt, einen Sponsor des Vereins. Eines Tages sprach er mich an: „Mensch Freddi, du machst doch was mit Computern. Meine Mitarbeiter erfassen alles auf Zetteln.“

Thomas führte einen klassischen mittelständischen Handwerksbetrieb mit 40 Mitarbeitenden. Er erzählte mir, dass seine Leute auf der Baustelle, in der Produktionshalle oder wo auch immer sie unterwegs waren, alles auf Papier festhielten: Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, die Dokumentation auf der Baustelle. Jeder Mitarbeiter füllte jeden Tag rund zehn Zettel aus, also 400 am Tag und 2.000 in der Woche. Am Ende der Woche wurden sie eingereicht, und zwei Personen mussten alles komplett in Excel abtippen, damit es überhaupt weiterverarbeitet werden konnte.

Das konnte ich im ersten Moment kaum glauben. Man kommt aus dem Silicon Valley, in unserer Generation ist alles durchdigitalisiert, und dann steht ein erfolgreicher Geschäftsführer vor dir und sagt: „Nee, wir machen das alles auf Zetteln.“

Daraus entstand der Gedanke: Das muss man besser lösen können. Wir haben uns den Markt angeschaut, aber nichts Vernünftiges gefunden. Also haben wir gesagt: Dann entwickeln wir es selbst. Das war die Geburtsstunde von clockin.

Erfolgreich war das aber nur, weil wir sehr eng mit Thomas und seinen Mitarbeitern zusammengearbeitet haben und später auch mit weiteren Unternehmern aus seinem Umfeld als ersten Kunden. Mit ihnen haben wir die Lösung ganz nah am tatsächlichen Bedarf in der Praxis entwickelt. Das ist bis heute das Geheimrezept von clockin.

Viele digitale Lösungen werden von Menschen entwickelt, die selbst überwiegend am Schreibtisch arbeiten. Warum wurden Beschäftigte auf Baustellen, in Werkstätten oder im Außendienst bei der Digitalisierung aus deiner Sicht lange nicht ausreichend berücksichtigt?

Ich sehe dafür im Wesentlichen drei Gründe.

Erstens: Die Menschen, die digitale Lösungen entwickeln und das entsprechende Mindset mitbringen, sitzen in aller Regel selbst am Schreibtisch. Sie leben in ihrer eigenen Bubble und haben kaum Berührungspunkte mit diesen Arbeitswelten. Da liegt es natürlich nahe, Software für Leute zu bauen, die ebenfalls am Computer sitzen und bei denen man ein gewisses Grundverständnis voraussetzen kann, also Software für Menschen wie einen selbst. Mir ging es ja ganz genauso: Ich konnte mir beim besten Willen nicht vorstellen, dass Unternehmen wie das von Thomas überhaupt noch auf Papier arbeiten, weil in meiner Bubble alles durchdigitalisiert war.

Zweitens, und das leitet sich direkt daraus ab: Wer Software für Menschen baut, die auf der Baustelle, beim Patienten oder in der Produktionshalle arbeiten, also für Deskless Worker, muss Software komplett anders denken. Viele Dinge kann man schlicht nicht voraussetzen. Diese Menschen haben keine Lust, sich mit Software auseinanderzusetzen, und wollen auch gar nicht lernen, wie sie funktioniert. Sie sind ja nicht Handwerker oder Pflegekraft geworden, um Software zu bedienen. Das erfordert eine völlig andere Produktentwicklung als für Schreibtischarbeiter, die es gewohnt sind, sich in komplexe Systeme einzuarbeiten.

Drittens: Diese Menschen machen rund die Hälfte der Wirtschaft in Deutschland aus, arbeiten aber überwiegend in kleinen und Kleinstunternehmen. 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland haben weniger als 50 Mitarbeiter. Das ist ein extrem fragmentierter Markt über unzählige Branchen hinweg. Es ist natürlich viel einfacher, Software an wenige Großkonzerne zu verkaufen, die mehrere hunderttausend Euro im Jahr zahlen, als an Tausende Kleinstbetriebe, die vielleicht ein paar hundert Euro im Jahr zahlen. Dafür braucht es ein deutlich komplexeres Vertriebs- und Produktsystem. Und anders als bei Enterprise-Software, die seit 20 Jahren perfektioniert wird, gibt es dafür keine Blaupause. Lange fehlten auch schlicht die technischen Möglichkeiten.

Wir mussten deshalb immer wieder neue Wege gehen, und viele haben uns davon abgeraten. Heute sind wir sehr froh, dass wir es trotzdem gemacht haben.

Ein Investor hat mir einmal gesagt, dass in den vergangenen 20 Jahren rund 95 Prozent des Venture Capitals in Enterprise-Software geflossen sind. Ob die Zahl exakt stimmt, weiß ich nicht, aber die Richtung stimmt auf jeden Fall. Wir haben die Hälfte der Wirtschaft, die dieses Land wirklich am Laufen hält, bei der Softwareentwicklung jahrelang schlicht ignoriert.

Wenn Software für Menschen entwickelt wird, die möglichst wenig Zeit mit Software verbringen möchten: Welche Anforderungen stellt das an Benutzerführung, Funktionen und Produktentwicklung?

Man muss Software völlig anders denken und sich komplett von den gewohnten Mustern lösen. Unsere allererste App-Version haben wir genau so gebaut, wie wir es aus unserer Bubble kannten: viel Sliden, Wischen, Animationen, alles drum und dran. Dann haben wir sie den Mitarbeitern von Thomas gezeigt und schnell gemerkt: Die wissen überhaupt nicht, was sie machen sollen. Was für uns logisch war, weil wir es über Jahre im Umgang mit Software gelernt haben, kann man bei Menschen nicht voraussetzen, die so eine App noch nie benutzt haben oder sich damit gar nicht beschäftigen wollen.

Daraus ist unser Motto entstanden: dicke Tasten für dicke Finger. Gerade auf der Baustelle muss eine App intuitiv, schnell und einfach sein. Man muss sofort verstehen, was man tut, ohne sich eindenken zu müssen, und sie auch mit Handschuhen, dreckigen Fingern oder vollen Händen bedienen können. Dieses Prinzip ziehen wir bis heute durch.

Grundsätzlich heißt das: Die Nutzerführung muss mit so wenigen Klicks wie möglich auskommen und sofort verständlich sein. Niemand hat Lust, sich 20 Minuten in eine Software einzuarbeiten. Innerhalb einer Minute müssen die Leute verstehen, wie es funktioniert und wie es ihnen hilft, sonst sind sie raus.

Heute geht die Entwicklung noch einen Schritt weiter, und genau das machen wir bei clockin: Man kann alles per Sprache, Foto oder Video steuern. Man nimmt Dinge einfach auf, clockin versteht den Zusammenhang und führt die entsprechenden Aktionen aus. Die manuelle Bedienung reduzieren wir immer weiter. Man kann sie natürlich weiterhin nutzen, muss es aber nicht.

Das entspricht genau unserer Grundidee: Das beste clockin ist das, das man gar nicht bedienen muss. Heute sind wir so weit, dass man clockin auf völlig natürliche Weise nutzen kann. Mit clocki, unserem KI-Assistenten, ist das so, als würde man mit einem persönlichen Assistenten sprechen, der alles für einen erledigt. Früher hatte so einen Assistenten nur der Geschäftsführer. Wir bringen ihn jetzt einfach, schnell und bezahlbar zu jedem Mitarbeiter in jedem kleinen Betrieb, sodass jeder deutlich effizienter wird und gar nicht mehr lernen muss, wie man Software bedient.

Bei clockin sitzen beispielsweise Kanalsanierer und Softwareentwickler gemeinsam am Tisch. Wie bindet ihr Kunden konkret in die Produktentwicklung ein und wie entscheidet ihr, welche Wünsche tatsächlich in die Software einfließen?

Wir treiben die Produktentwicklung über drei Bereiche voran.

Da ist zum einen das Feedback aus dem Markt: Wunschtickets, Bugtickets, alles, was von unseren Kunden reinkommt. Das hat für uns eine sehr hohe Relevanz.

Dazu kommen intensive Gespräche. Wir führen sehr viele Kundeninterviews, schauen uns den Markt an und sprechen nicht nur mit Kunden, sondern auch mit Unternehmen, die noch keine Kunden sind. Dazu kommt unser Customer Advisory Board, das wir schon seit längerer Zeit haben. Das sind besonders engagierte Kunden, oft sehr digitalaffin, die große Lust haben, Neues auszuprobieren und anzustoßen, und uns immer wieder zeigen, was man noch oder anders machen könnte. Das Board trifft sich regelmäßig, wird eng in die Produktentwicklung eingebunden und übernimmt auch Validierungsschritte.

Und dann gibt es den sogenannten iPhone-Moment. Als Steve Jobs das iPhone vorgestellt hat, wusste der Markt auch noch nicht, dass er es braucht. Genauso müssen wir innovative Ideen einbringen, von denen unsere Kunden noch gar nicht wissen, dass sie sie brauchen, von denen wir aber überzeugt sind. Dabei müssen wir aufpassen, unserem Grundprinzip treu zu bleiben und nicht aus dem Elfenbeinturm heraus zu sagen: So sieht es jetzt aus, das braucht ihr. Wir fragen uns immer ganz konkret, wie wir unseren Kunden die Arbeit im Alltag wirklich erleichtern können.

So ist etwa unsere KI-Videodokumentation entstanden. Man filmt und spricht einfach, und clocki erkennt automatisch die Inhalte und leitet daraus die nächsten Schritte ab: Materialverbräuche etwa, oder Aufgaben für andere Mitarbeiter. Sage ich zum Beispiel „Peter, du musst hier morgen noch die Lampen anschließen“, weiß clocki automatisch, auf welcher Baustelle ich gerade bin, informiert Peter und berücksichtigt das direkt in der Schicht- und Einsatzplanung. So bringen wir Innovationen ein, von denen unsere Kunden heute vielleicht noch nicht einmal träumen.

Bei der Entscheidung, was tatsächlich umgesetzt wird, schauen wir vor allem auf zwei Dinge: Wie stark hilft es unseren Kunden im Alltag? Und wie groß ist der Nutzen über viele Betriebe hinweg? Einzelne Sonderwünsche können wir nicht alle umsetzen. Aber wenn wir sehen, dass ein Thema viele Kunden betrifft und ihnen wirklich Arbeit abnimmt, hat es eine hohe Priorität.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz bei clockin und wie verändert sie die Art, wie Mitarbeitende ihre täglichen Aufgaben dokumentieren und organisieren?

Künstliche Intelligenz ist für uns der Schlüssel, um Software noch einfacher zu machen. Mit clocki haben wir einen KI-Assistenten entwickelt, der Mitarbeitenden administrative Aufgaben abnimmt. Statt komplizierte Formulare auszufüllen, können sie einfach sprechen, Fotos machen oder Videos aufnehmen. clocki versteht die Inhalte, ordnet sie dem richtigen Projekt zu und leitet daraus Aktionen ab.

Das verändert den Arbeitsalltag enorm. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise auf der Baustelle ein Video aufnehmen und erklären, was erledigt wurde und was noch zu tun ist. Die KI erkennt die Informationen und erstellt automatisch die passende Dokumentation oder Aufgaben für Kollegen. So wird aus einer klassischen Software ein persönlicher Assistent, der im Hintergrund mitarbeitet.

Die Digitalisierung scheitert in vielen kleinen Betrieben nicht an der Technik, sondern an Gewohnheiten. Wie schafft man Akzeptanz für eine Software bei Mitarbeitern, die bislang mit Stundenzetteln, Papier und Zuruf gearbeitet haben?

Das ist absolut so. Über Jahre eingefahrene Prozesse von heute auf morgen zu ändern, ist extrem schwer.

Das Wichtigste ist: Die Software muss in der ersten Sekunde überzeugen. Die Idee muss sofort zünden, also dass ich etwas einfach per Sprache oder mit zwei Klicks erledigen kann, was mich sonst 20 Minuten nervige Zettelarbeit gekostet hätte. Darauf hat ja niemand Lust. Niemand ist Handwerker oder Pflegekraft geworden, um Zettel auszufüllen und die Hälfte seines Tages mit manueller Dokumentation zu verbringen. Wenn man diesen Menschen einen Weg zeigt, der super einfach ist, sofort funktioniert und direkt Ergebnisse bringt, ist das eine unglaublich gute Erfahrung. Spätestens wenn sie ein paar Tage in ihrem echten Arbeitsalltag erleben, wie viel Zeit sie sparen, wie bequem das ist und wie viel mehr Zeit sie wieder für ihre eigentliche Arbeit haben, sind alle überzeugt.

Zweitens empfehlen wir, mit ein oder zwei Funktionen zu starten und dann schrittweise zu erweitern. Kunden, die das so umsetzen, haben riesige Erfolge.

Genau das erleben wir jeden Tag, und deshalb freuen wir uns so sehr, dass clockin so großen Anklang findet.

Mit dem Wachstum auf mehr als 70 Mitarbeiter verändert sich auch das eigene Unternehmen. Welche Herausforderungen bringt es mit sich, aus einer ursprünglichen Startup-Idee eine größere Softwareorganisation aufzubauen?

Absolut. Die clockin-Organisation von heute ist mit unseren Anfängen nicht mehr vergleichbar. Wir haben aber immer die Kultur an erste Stelle gestellt: unsere Vision, unsere Idee davon, wie wir arbeiten und zusammenarbeiten wollen und wie wir Unternehmen und Produkt weiterentwickeln. Das muss Hand in Hand gehen. Außerdem haben wir Prozesse und Strukturen immer vorausgedacht, bevor wir den nächsten großen Wachstumsschritt gegangen sind. Deshalb funktioniert es trotz der schnellen Veränderungen bei uns nach wie vor sehr gut, und wir arbeiten weiter zielgerichtet daran, jeden Tag ein wenig besser zu werden.

Wir sind bewusst bei dem geblieben, was uns von Anfang an getragen hat: für unsere Kunden zu entwickeln. Wir haben uns auch sehr genau überlegt, welche Investoren wir an Bord holen. Die Art, wie wir clockin bauen, funktioniert nicht mit jedem; man muss sehr gut verstehen, was wir tun. Und wir haben bis heute an unseren Grundprinzipien festgehalten: für unsere Kunden zu entwickeln und nicht einfach irgendetwas, nur um möglichst viel Geld zu verdienen. Ich bin überzeugt, dass man mit diesem Kundenfokus am Ende beides erreicht. Auch wenn es mal ein, zwei Jahre länger dauert, entstehen so Produkte und Prozesse, die am Markt unfassbar gut funktionieren. Das ist uns auch in der Organisation sehr gut gelungen.

Für mich persönlich hat sich mein Arbeitsfeld komplett verändert. Am Anfang habe ich eigentlich jeden Job im Unternehmen selbst einmal gemacht. Das ist ein riesiger Vorteil, weil man versteht, was passiert, und die Kunden kennt, zumindest bis zu einem gewissen Grad. Heute liegt mein Fokus weniger im operativen Tagesgeschäft und viel mehr auf großen Partnern, Investoren, Bühnen und der strategischen Weiterentwicklung. Dafür haben wir ein super starkes Team, das die einzelnen Bereiche richtig gut nach vorne treibt. Es macht einfach großen Spaß, jeden Tag daran zu arbeiten, dieses Unternehmen weiterzubringen.

Die größte Herausforderung ist, dass viel mehr gleichzeitig passiert und trotzdem alles auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet bleiben muss. Die Kommunikation untereinander muss so gut funktionieren, dass alle wissen, was im Unternehmen gerade passiert, auch wenn man selbst nicht mehr bei jedem Detail dabei sein kann. Dafür ist clockin schlicht zu groß geworden. Entscheidend ist eine Kultur, die innovativ und offen ist und in der Probleme angesprochen werden können, damit sie gelöst werden. Niemand sollte Angst haben, Themen anzusprechen. Und es braucht eine dynamische Kultur, die bereit ist, sich jedes Jahr neu zu erfinden. Wenn man so schnell wächst, sieht das Unternehmen in einem Jahr schon wieder völlig anders aus. Dafür braucht man das richtige Mindset: Der eigene Job, der eigene Bereich und das ganze Unternehmen verändern sich jedes Jahr aufs Neue.

Der Markt für Zeiterfassung und Unternehmenssoftware ist stark umkämpft. Wodurch wollt ihr euch langfristig vom Wettbewerb unterscheiden und welche Rolle spielt dabei eure Spezialisierung auf Betriebe mit mobilen Mitarbeitern?

Wir bauen heute das Betriebssystem für Anpacker. Anpacker sind all diejenigen, die dieses Land jeden Tag am Laufen halten und wirklich etwas nach vorne bringen. Sehr häufig sind das Mitarbeitende, die nicht am Schreibtisch sitzen, sondern mobil unterwegs sind und dort ihre Arbeit verrichten. Für sie ist bisher kaum etwas gebaut worden, in größeren Unternehmen vielleicht, in kleinen Betrieben aber nicht. Entsprechend groß ist der Markt für uns noch.

Zeiterfassung ist dabei ein wichtiger Schwerpunkt, aber eben nicht alles. Sie ist nur noch eine von rund 50 Funktionalitäten, die clockin abbildet. Wir sind also längst nicht mehr nur im Zeiterfassungsmarkt unterwegs, auch wenn wir gerade wieder Testsieger bei trusted.de geworden sind. In der Zeiterfassung sind wir richtig stark, aber sie ist eben nur eine Kernfunktion aus einem sehr viel größeren Bereich.

Unser Unterschied ist, dass wir die komplette Wertschöpfungskette in einem einzigen Tool abbilden. Nutzer müssen sich nicht in fünf oder zehn verschiedene Tools einarbeiten und im Alltag ständig zwischen ihnen hin- und herspringen. Das kann clockin schon heute.

Wir sind überzeugt, dass dieser Weg der richtige ist: alles in einem Tool abzubilden und jedem Mitarbeiter einen persönlichen Assistenten an die Seite zu stellen, sodass man die Software eigentlich gar nicht mehr bedienen muss. Diesen Weg gehen wir konsequent, denn so, wie wir es bauen, kenne ich es im Markt bislang nicht.

Welche unternehmerischen Entscheidungen haben sich rückblickend als besonders wichtig für die Entwicklung von clockin erwiesen und welche Fehler würdest du heute vermeiden?

Richtig war auf jeden Fall die Entscheidung, clockin immer gemeinsam mit unseren Kunden zu entwickeln, und zwar von Anfang an. Wir wollten verstehen, wie die Software wirklich genutzt wird und wie man sie so einfach baut, dass sie wirklich jeder versteht. Genauso richtig war es, clockin von Beginn an als selbstlernendes System aufzubauen, das kontinuierlich besser wird. Diese beiden Grundprinzipien waren entscheidend, haben aber auch Zeit gekostet. Die ersten zwei, drei, vier Jahre braucht man, um wirklich zu verstehen, wie alles funktioniert. Das muss man verinnerlichen, und das lässt sich von außen kaum beschleunigen.

Das gilt bis heute. Ich spreche nach wie vor mit Nutzern unserer Software und versuche zu verstehen, wo die Themen liegen, auch wenn das längst nicht mehr mein Schwerpunkt ist. Und ich glaube, es ist Gold wert, sich ein Stück Naivität zu bewahren, auch wenn einem alle sagen, dass etwas nicht funktioniert. Wenn man selbst überzeugt ist und sich regelmäßig reflektiert, entstehen genau daraus große Geschäftsideen und Erfolge: indem man Märkte und Wege einschlägt, die bisher niemand sieht und an die keiner glaubt. Rückblickend ist das unsere größte Stärke.

Was ich heute anders machen würde: Man kann sehr viel von erfahreneren Gründern lernen und von Menschen, die so etwas schon zigmal gesehen haben, gerade bei Unternehmensstrukturen, Entwicklungsschritten, Teamzusammensetzung und Investoren. Mit dem Wissen von heute hätten wir in manchen Bereichen schneller Entscheidungen getroffen, für die wir uns vielleicht etwas zu viel Zeit gelassen haben. Damit hätten wir unser Wachstum noch etwas beschleunigen können. Aber das sind Learnings, die man als Unternehmer eben macht. Natürlich würde ich mit dem Wissen von heute manches anders machen, aber wenn das nicht so wäre, hätte ich ja nichts gelernt.

Euer Ziel geht inzwischen über die reine Zeiterfassung hinaus. Welche Vision verfolgt ihr mit clockin und wie könnte das digitale „Betriebssystem“ für Unternehmen ohne klassische Schreibtischarbeitsplätze in einigen Jahren aussehen?

Unsere Idee ist, jedem Betrieb den unsichtbaren Betriebsleiter zu geben, den er nie hatte und sich auch nie leisten konnte. Oft wusste der Inhaber gar nicht, dass er ihn eigentlich braucht, weil es ja immer so lief, wie man es schon immer gemacht hat.

Unser Ziel ist, den gesamten administrativen und bürokratischen Overhead hochautomatisiert für unsere Kunden zu übernehmen, inklusive der kompletten Einsatzplanung und allem, was dazugehört. So kann sich der Kunde voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren, also dort, wo die eigentliche Wertschöpfung stattfindet. Und das Ganze soll so einfach und natürlich sein, als würde man mit seinem Betriebsleiter sprechen, der dann alles organisiert.

Auf diesem Weg sind wir bereits einen riesigen Schritt vorangekommen, und jeden Tag kommen weitere hinzu. Wir haben heute ein System, das ich mir vor drei, vier Jahren in dieser Form kaum hätte vorstellen können. Geträumt habe ich davon, aber ich hätte nie erwartet, dass wir schon heute so weit sind. Ich dachte, dafür würden wir deutlich länger brauchen. Entsprechend froh und stolz bin ich, dass wir so ein System heute schon am Markt anbieten können.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels, in denen immer mehr erfahrene Mitarbeiter in Rente gehen und gerade in unseren Branchen immer weniger Nachwuchs nachkommt, müssen wir auch gesellschaftlich dafür sorgen, dass Betriebe viel stärker automatisiert, digitalisiert und mit KI optimiert werden und deutlich effizienter arbeiten. Genau dafür steht clockin. Da wollen wir hin, und dort sind wir heute schon ein gutes Stück.

Die ganz große Idee hinter clockin ist, jeden Betrieb zu einem selbstfahrenden Unternehmen zu machen, in dem sich jeder Mitarbeiter auf das wirkliche Kerngeschäft konzentrieren kann.

Bildcredits Foto Copyright: Maren Kuiter

Wir bedanken uns bei Frederik Neuhaus für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

• Projektmanagement für Freelancer: Erfolgreiche Projekte von Anfang bis Ende
• Wie verändert sich unser Arbeitsalltag, wenn digitale Systeme endlich wirklich für uns arbeiten?
• Nur wer wagt, gewinnt
• Welche digitalen Werkzeuge sind unverzichtbar für Start-ups?
• Gesundheitsrisiko Schreibtisch: Warum Sitzen das neue Rauchen ist