4R Innovation: DocScape für die vollautomatische datenbasierte Dokumenterzeugung

Stellen Sie sich und das Startup 4R Innovation doch kurz unseren Lesern vor!

Das Unternehmen 4R Innovation habe ich 2018 gegründet, um die Entwicklung und Vermarktung innovativer Software-Konzepte frei und selbständig betreiben zu können.

Meine Wurzeln habe ich in der Wissenschaft. Bis 2004 habe ich nach meiner Promotion am Fachbereich Informatik der Uni Dortmund geforscht und gelehrt, zuletzt als Projektleiter im DFG-Sonderforschungsbereich „Computational Intelligence“. Das Thema künstliche Intelligenz, mit dessen Grundlagen und Anwendungen wir uns damals beschäftigt haben, ist ja heute wieder in aller Munde. In den letzten Jahren konnte ich hier in einer Stellung als „data scientist“ wieder ganz gut Anschluss aufnehmen.

Ab 2002 habe ich für die QuinScape GmbH in Dortmund eine neuartige Software namens DocScape für die vollautomatische datenbasierte Dokumenterzeugung konzipiert und entwickelt. Diese am Markt zu etablieren und bei Kunden aus verschiedenen Branchen zum Einsatz zu bringen war meine Aufgabe bis 2018.

Aus den diversen Stationen dieser Karriere hat sich eine interessante Mixtur aus wissenschaftlicher Grundhaltung, Erfahrung bei der Konzeption und Realisierung professioneller Enterprise-Software und der Umsetzung von Automatisierungsprojekten in Unternehmen sehr unterschiedlicher Größenordung ergeben.

Diese nutze ich jetzt, um mit meinem eigenen Unternehmen 4R Innovation innovative Software-Konzepte zu entwickeln, die meinen Kunden helfen, die digitale Transformation nachhaltig voran zu treiben.

Warum haben Sie sich entschieden ein Unternehmen zu gründen?

Vordergründig ist der Zweck des Unternehmens 4R Innovation die Verwertung der Rechte an meiner Erfindung DocScape, die mir von meinem vormaligen Arbeitgeber komplett übertragen wurden.

Dies bedeutet Weiterentwicklung und Modernisierung der Software, Implementierung neuer Module für neue Anwendungsfelder, Durchführung von Kundenprojekten zur vollautomatischen Dokumenterzeugung sowie Support der Bestandskunden.

Darüber hinaus ist mir in den bisherigen fast 20 Jahren Erfahrung mit Enterprise Publishing Projekten aufgefallen, dass die digitale Transformation im Bereich des Print Publishing langsamer verläuft als in anderen Bereichen. Die meisten Innovationen finden beim Datenmanagement und dem Publikationskanal „Online“ statt, beim Print-Kanal geht es dagegen im Schneckentempo voran.

Ich bin überzeugt, hier mit innovativer Software einen wesentlichen Beitrag für moderne und effiziente Print-Publishing Prozesse leisten zu können, und verschaffe mir mit einem eigenen Unternehmen die Selbständigkeit, dies frei und in die Tat umzusetzen.

Welche Vision steckt hinter 4R Innovation?

Das Motto des Unternehmens ist „Disruptive Technologie für die digitale Revolution“. Der Unternehmensname ist hergeleitet von „4th Revolution Innovation“, in Anlehnung an die (angeblich gerade stattfindende) vierte industrielle Revolution, bei der es nach Dampfmaschine, Elektrizität und Computer jetzt um die Vernetzung aller Dinge, datenbasierte Automatisierung und künstliche Intelligenz geht.

Das hört sich alles etwas bombastisch und hochgegriffen an, aber letztlich ist DocScape ein Musterbeispiel für das Prinzip einer disruptiven Technologie: der komplette etablierte Publikationsprozess von der Content-Quelle bis zum druckfertigen Dokument wird durch eine innovative und wesentlich leistungsfähigere Technologie vollständig ersetzt, etablierte Werkzeuge werden obsolet. Dadurch wird die digitale Transformation in dem jeweiligen Bereich nachhaltig vorangetrieben.

Es liegt in der Natur der Disruption, dass man sie kaum auf Kommando oder gar am Fließband produzieren kann. Dennoch bildet das Streben nach digitaler Transformation durch disruptive Innovationen die Vision meines Unternehmens.

Die technische Lösung einer konkreten Kundenanforderung oder Chance für einen neuen digitalen Markt soll stets von den Grundlagen her gedacht werden: was sind die Anforderungen, wie sehen die aktuellen technischen Möglichkeiten aus, welche Lösungsarchitektur ist wirklich zukunftsfähig?

Etablierte Prozesse und existierende Lösungen sollen dabei keine Rolle spielen, denn nur wenn man ohne vorgefertigte Schablonen an die Konzeption geht, bleibt der Blick offen für offensichtliche neue Konzepte, die es derzeit nur deshalb noch nicht gibt, weil in der Vergangenheit entweder die technische Grundlage oder der zukünftige Bedarf für eine neuartige Lösung nicht vorhanden war.

Von der Idee bis zum Start was waren bis jetzt die größten Herausforderungen und wie haben Sie sich finanziert?

In vielerlei Hinsicht ist der Start für 4R Innovation sicherlich uncharakteristisch glatt verlaufen, da es ein seit 15 Jahren am Markt etabliertes Produkt und eine Reihe von Bestandskunden gab, so dass das Startup vom ersten Tag an schwarze Zahlen schrieb.

Die hauptsächliche Herausforderung bestand darin, die vielen technischen und administrativen Strukturen, auf die ich als angestellter Bereichsleiter in einem mittelständischen IT-Unternehmen zurückgreifen konnte, für ein Startup in angemessener Form zu reproduzieren und die existierenden Ressourcen und Prozesse so zu übertragen, dass pünktlich am 1.1.2018 ein für die Kunden unmerklicher Übergang der Infrastruktur ausgeführt werden konnte.

Das umfasst ja eine weite Palette an Aspekten, mit denen ich mich vor der Gründung inhaltlich nicht groß beschäftigt hatte, vom Angebots- und Rechnungswesen über Buchhaltung und Steuer bis zu technischen Aspekten wie Serveradministration, Entwicklungsrepository, Buildsystem, Service-Portal, Softwarelizenzen usw.

Dabei war es von Anfang an mein Ziel, alle administrativen Strukturen so schlank und wenig arbeitsintensiv wie möglich zu gestalten. Das ist für einen Freiberufler unabdingbar, denn Verwaltungsarbeit (ob kaufmännisch oder technisch) wird ja nicht fakturiert und geht daher direkt vom möglichen Umsatz ab. Aber auch in einem wachsenden Unternehmen sehe ich mich nicht als CEO, der hauptberuflich einen umfangreichen Verwaltungsapparat koordiniert. Ich sehe mich als Architekt und Erfinder, der technische Konzepte entwickelt und im Dialog mit Kunden zur Marktreife führt. Davon soll die Administration nicht ablenken.

Das Ziel, den Start (und damit Übergang vom bisherigen Dienstleister) für die Bestandskunden glatt und reibungslos zu gestalten, konnte voll erreicht werden. Diese erhalten vom ersten Tag an Support und Projektumsetzung in gewohnter Effizienz und Qualität. Hinzu kommen die mit dem Neustart direkt angelaufenen Neuentwicklungen, vor allem für den Online-Bereich, durch die die Publishing-Lösungen noch anwenderfreundlicher und leistungsfähiger werden.

Wer ist die Zielgruppe von 4R Innovation?

Kunden sind Unternehmen, die ihre Publishing-Prozesse durch vollautomatische, datenbasierte Dokumenterzeugung digitalisieren wollen. Dabei gibt es keinen ausdrücklichen Branchenfokus. Ein gewisses Volumen an Print-Publikationen, optimalerweise in verschiedenen Sprachen, sollte aber schon vorhanden sein, um die Automatisierung lohnenswert zu machen.

Neben dem offensichtlichen Vorteil der Kostensenkung bietet die vollautomatische Publikation den Anwendern aber auch viele neue Chancen: Durch die kostengünstige multilinguale Publikation können neue Märkte erschlossen werden, und die individualisierte Dokumenterstellung vereinfacht das Branding sowie Mandanten- und Kundenspezifische Publikationen.

Für Industrieunternehmen sind dabei vor allem die kostengünstige und termingerechte Publikation großer Volumina mehrsprachiger Produktinformationen (Kataloge, Datenblätter, technische Dokumentation) interessant, für Unternehmen aus den Bereichen Handel, Tourismus, Ḿedien und Bildung vor allem die problemlose hochfrequente Erzeugung aktueller und personalisierter Newsletter, Angebote, Broschüren, Preislisten usw. aus den teilweise sehr heterogenen Datenquellen.

Mit dem seit Gründung neu geschaffenen Online-Publishing Bereich entstehen leicht zu bedienende Publikationsportale, die mittelfristig auch für den B2C Bereich direkt Verbrauchern als Werkzeug zur Erstellung von Dokumenten angeboten werden können.

Wie funktioniert 4R Innovation? Wo liegen die Vorteile? Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?

Hier sind zunächst die Vorteile des Produkts DocScape zu nennen:

Vollautomatisierung: Dokumente werden hochperformant direkt aus den Datenquellen vollautomatisch druckfertig erzeugt, ohne Templates und Nachbearbeitung.

Responsive Printdesign: DocScape verfolgt einen regelbasierten Ansatz, der nicht nur Templates aneinanderreiht, sondern auf jeder Seite dynamisch den vorhandenen Content im zur Verfügung stehenden Platz optimal anordnet.

Integration freigestellter Bilder, Tabellenoptimierung, Tabellenumbrüche, Optimierung von Seitenumbrüchen, Weißraumkontrolle (z.B. durch Verdichten oder Austreiben vorhandenen Contents oder Auffüllen mit optionalem Content), Doppelseitenoptimierung, Druckbogenoptimierung (Seitenzahl teilbar durch 4, 16, 32), Optimierung von Kapitelumbrüchen, Verdichten/Austreiben eines ganzen Dokuments auf eine bestimmte Seitenzahl (z.B. 4, 8, 16 Seiten),  und Bildstandsynchronisierung für multilinguale Dokumente mit Schwarzwechsel gehören zum Standardumfang.

Unabhängig: Der DocScape Enterprise Publishing Server kommt ohne proprietäre Fremdsoftware aus (insbesondere ohne DTP-Server) und ist allein dadurch erheblich performanter als viele andere Systeme.

Frei und quelloffen: DocScape steht unter der freien MIT-Lizenz und kann daher ohne Lizenzkosten genutzt werden. Dies ist gerade für große, weltweit verfügbare Publikationsportale von Vorteil, da hier weder durch eine große Zahl an Nutzern noch durch eine hochparallele Dokumenterzeugung die (Lizenz-)Kosten in die Höhe getrieben werden.

Hinzu kommen die Vorteile des Unternehmens 4R Innovation als Dienstleister. 

Langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Enterprise Publishing Projekten garantiert eine reibungslose, zügige und letztlich kostenoptimale Umsetzung eines vollautomatischen Publishing-Prozesses.

Expertenwissen auf der vollen Publikationsstrecke von SQL-Datenbanken über XML-Exporte, Datentransformation und -verdichtung (z.B. TecDoc) bis zu PDF-Besonderheiten, Typographie und Druckvorstufe stellt sicher, dass die digitale Transformation, die ja für den Kunden tiefgreifende Veränderungen und große Unsicherheit mit sich bringt, optimal begleitet wird.

Mit zum Angebot gehört die individuelle Erstellung von Online-Publikationsportalen, von der „einfachen“ Publikationssteuerung auf der Basis vorhandener Datenquellen bis zu vollständigen Redaktionssystemen für das Online-Publishing beliebiger Dokumente.

4R Innovation, wo geht der Weg hin? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Nachdem seit der Gründung der Geschäftsbetrieb etabliert, einige Neukunden gewonnen und mit dem Thema Online-Publishing ein neuer Geschäftszweig geschaffen wurde, ist das Unternehmen in einer aufstrebenden, ausbaufähigen Position.

Das nächste Ziel ist ein nachhaltiges, organisches Wachstum. 

Die durch die Vision aufgespannte Bandbreite, ebenso wie die konkreten Marktchancen sind enorm, es geht also vor allem darum, konkrete Kurz- und Mittelfristziele auszuwählen, die mit den vorhandenen bzw. akquirierbaren Ressourcen effektiv umsetzbar sind, einander möglichst synergetisch ergänzen und für das Unternehmen als Ganzes ein erkennbares, eigenständiges und harmonisches Profil ergeben.

Disruptive Technologien, die im Rahmen der digitalen Transformation langfristige Marktverwertung versprechen, müssen sich mehr am zukünftigen Bedarf orientieren und dürfen in der Gegenwart gern visionär, vielleicht gar futuristisch wirken. Dabei sollen sich konkrete Entwicklungen wie immer an konkreten Kundenbedürfnissen oder Impulsen von Partnern orientieren, die am Markt einen nicht gedeckten Bedarf identifizieren.

Zu den jetzt schon bekannten konkreten mittelfristigen Zielen, die (hoffentlich) in den nächsten fünf Jahren das Licht der Welt erblicken, gehören eine Ausweitung des Online-Publishing Bereichs sowie eine Modernisierung der DocScape-Software als Cloud-Service mit REST API.

Dabei soll bei Neuentwicklungen stets eine Produktorientierung verfolgt werden: Statt eines aufwändigen Individualprojekts wird eher eine Standardsoftware entwickelt, für die das Projekt dann als Konfiguration eingerichtet wird, die aber auch weiter vermarktet werden kann.

Zum Schluss: Welche 3 Tipps würden Sie angehenden Gründern mit auf den Weg geben?

Konzentriert Euch auf Eure Stärken!

Als Unternehmer müsste man eigentlich irgendwie alles können, von Buchhaltung über Systemadministration bis Vertrieb.

Vielleicht habt Ihr für all das Spezialisten im Team, dann ist es gutVielleicht seid Ihr aber auch in meiner Situation, ein eigenes Spezialgebiet zu haben, für das Ihr zu recht einen enormen Tagessatz fordern könnt, von vielen der „alltäglichen“ Anforderungen aber keine Ahnung zu haben.

In dem Fall kann ich nur dazu raten, möglichst viel der Verwaltungs- und Alltagstätigkeiten an entsprechende Dienstleister auszulagern, da diese ja auch zum Stundensatz arbeiten, aber viel effizienter als ein Laie.

Den Betrag, den ich monatlich für die komplette Übernahme meiner Buchhaltung und Steuer sowie Beratung bei Rechnungen und Verträgen zahle, habe ich in wenigen Stunden Arbeit wieder drin. In der Zeit würde ich es selbst nicht nur nicht schaffen, sondern es würde auch keinen Spaß machen! Von möglichen Fehlern z.B. bei Umsatzsteuervoranmeldung oder Auslandsrechnungen ganz zu schweigen.

Öfter mal aufs Bauchgefühl hören!

Gerade kurz nach der Gründung war ich überrascht, wie oft ich mit intuitiven Entscheidungen oder Experimenten, die ich immer schon mal machen wollte, erfolgreich war. Ganz vieles von dem, was mich als Angestellten gestört hat bzw. nicht durchsetzbar war, habe ich in meinem eigenen Unternehmen geändert bzw. ausprobiert, und es stellte sich heraus, dass ich praktisch immer richtig lag.

Das ist im Rückblick nicht so verwunderlich, denn das Bauchgefühl spiegelt ja die Lebenserfahrung wieder und ist damit natürlich genau auf die Situationen, in denen man häufig Entscheidungen treffen muss, sehr fein abgestimmt. Man ist halt Experte.

Umgekehrt ist auch verständlich, dass Entscheidungen in einer größeren Unternehmenshierarchie oft anders ausgfallen, als es das Bauchgefühl eines angestellten Branchenexperten vorgibt. Wenn IT-Leitung, Geschäftsführung usw. mitentscheiden, kommt es oft mehr auf unternehmensweite Flaschenhälse, eine einheitliche Linie, existierende Strategien usw. an.

Das bedeutet aber gerade, dass man nach der eigenen Gründung ein einmaliges Zeitfenster hat, um die Weichen genau in die erfolgversprechendste Richtung zu stellen, solange jede Entscheidungssituation noch ganz neu ist und man sich noch nicht selbst ins Korsett zuvor gefallener Strategieentscheidungen eingeschnürt hat.

Service-as-a-service

Auch das wird nicht auf alle übertragbar sein, aber für mich war eine der großen Herausforderungen bei der Gründung, bei einem auf Dienstleistung basierenden Geschäftsmodell einen regelmäßigen und vorhersagbaren Umsatz zu garantieren. Ich hasse Forecasts, und das ist auch nach 15 Jahren Praxiserfahrung für mich nichts weiter als Kaffeesatzleserei. Viel besser als mit schöner Regelmäßigkeit am Jahresanfang vorhersagen zu wollen, welcher Kunde wohl wie viel Dienstleistung abnehmen wird, ist es doch, einen gewissen Jahresumsatz von vornherein vertraglich zu vereinbaren!

Für mich war die Entscheidung, die Software selbst zu „verschenken“ und Bestandskunden über einen Servicevertrag mit einer jährlichen garantierten Mindestabnahme zu binden, goldrichtig. Man könnte argumentieren, dass man dasselbe mit einer jährlichen Lizenzgebühr hätte erreichen können, aber es gibt eine Vielzahl von Vorteilen, die in diesem konkreten Fall das Service-Geschäftsmodell einfacher und attraktiver machen. Das kann natürlich in anderen Fällen anders aussehen.

Aber selbst wenn es nicht um Software, sondern rein um Dienstleistung geht, rate ich dazu, wann immer möglich feste Verträge mit jährlichen garantierten Abnahmemengen zu favorisieren. Incentives wie Inklusivleistungen, Rabatte bei Tagessätzen, bevorzugte Terminvergabe o.ä. kann man ja einbauen, um die Sache schmackhaft zu machen. Aber die Sicherheit und Vorhersagbarkeit, die aus einem sich mit der Zeit aufbauenden Grundstock an vertraglich gebundenen und Umsatz bringenden Bestandskunden resultiert, ist durch nichts zu ersetzen.

Das Paradigma *-as-a-service greift immer mehr um sich. Es wird zum Normalfall, nicht zu kaufen sondern das Nutzungsrecht (für Software, Server, Bücher, Autos, Maschinen, …) über eine regelmäßige Gebühr zu erwerben. Also auch service-as-a service, das passt in die moderne Zeit!

Die vertragliche Bindung des Kunden an den Dienstleister gilt ja auch in umgekehrter Richtung: Gerade bei einem kleinen Dienstleistungsunternehmen, das seine Servicequalität und Zuverlässigkeit beweisen hat, hat der Kunde ein Interesse, dieses an sich zu binden, dessen Weiterexistenz sicher zu stellen und sich vertraglich einen gewissen garantierten Zugriff auf Ressourcen zu sichern.

Bei Freiberuflern: Im Vertrag die Absicherung gegen Scheinselbständigkeit nicht vergessen

Weitere Informationen finden Sie hier

Wir bedanken uns bei Stephan Lehmke für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder