Philipp Nägele weiß aus eigener Erfahrung: Für ein erfolgreiches Zeitmanagement braucht es mehr als die Wahl des richtigen Instruments. Denn man muss ebenfalls wissen, wo typische Fallen und Risiken im Zeitmanagement lauern und wie sie mit 3 Tipps umgangen und sogar gemeistert werden können.
Wir wissen um die intensiven Ausprägungen der heutigen Arbeitswelt. Effektivität wird groß geschrieben, Einsparungen gibt es an allen möglichen Ecken. Und gefühlt wird das auf dem Rücken der Mitarbeiter ausgetragen. Aber: sind wir wirklich so effektiv wie wir denken?
Laut einer Statistik und Erhebung aus England ist der klassische 8-Stunden-Tag in einer 5-Tage-Woche sehr ineffizient. Wir beschäftigen uns mit allen möglichen Dingen, die der wahren Aufgabe aus dem Weg gehen. Tatsächliche suchen sogar knapp 20% während der Arbeitszeit nach neuen Jobs! Somit müssen wir die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit Ihrer Arbeit und deren Bedingungen nicht hinterfragen.
Was hält uns aber tatsächlich vom effektiven tun ab? Hier möchten wir Sie auf drei Fallen aufmerksam machen. Und wir möchten mögliche Lösungen aufzeigen.
Falle Nr. 1: Fehlender Fokus.
Eine Besprechung nach der anderen, Calls, Calls, Calls. Noch schnell einen Kaffee und ein kleiner Tratsch mit den Kollegen. Und eine Rauchpause sollte auch noch sein. Viele Erledigungen und Arbeiten erfordern Fokus. Diese ist tatsächlich am effektivsten, wenn Sie über einen Zeitraum – im Besten Falle 90 Minuten – dranbleiben können. Ohne Unterbrechungen. Gleichzeitig zeigt die Energiekurve nach unten, wenn wir unterbrochen werden, und die Aufgabe von neuem beginnen und uns „reindenken“ müssen.
Mögliche Lösung: legen Sie eine „stille Stunde“ ein. Das bedeutet nicht, das hier nicht gearbeitet wird. Ganz im Gegenteil. In dieser Stunde darf es keine Störungen geben. Hier können Sie effizient an etwas arbeiten, dass volle Aufmerksamkeit erfordert. Sie werden erstaunt sein, was Sie dadurch in einer Woche schaffen. Noch ein Tipp dazu: sprechen Sie dies mit Kollegen gut ab!
Falle Nr. 2: Kein Puffer – keine Pausen.
Ja, wir haben tatsächlich viele Aufgaben. Und diese können uns tatsächlich übermannen. Und gerne überfüllen wir uns mit To-Do’s im täglichen Tun. Nicht einfach, denn wir haben Abgabetermine und Fristen einzuhalten. Pausen nicht einzuhalten kostet uns tatsächlich mehr Energie als Sie denken. Bereits nach 90 Minuten benötigen wir sehr viel mehr Energieaufwand um unser Arbeitspensum aufrecht zu erhalten, als wenn wir danach nur 5 Minuten Pause machen. Diese wirkt Wunder: Das Energielevel hebt sich drastisch und schenkt uns neue Kraft die wir effektiver einsetzen können.
Möglich Lösung: 2 kleine Pausen am Vormittag und Nachmittag effektiv einsetzen. Und: Sie brauchen einen Puffer. Täglich kommen beinahe in jeder Arbeit und Branche ungeahnte Aufgaben zur Tür reingeflattert. Dafür brauchen Sie extra Zeit, die Sie nicht am Abend dranhängen sollten.
Falle Nr. 3: Die permanente Erreichbarkeit.
Social Media, Mails & Co. Tatsächlich ist laut Statistik das checken von Social Media, das Surfen oder Texten die häufigste Störquelle. Wir glauben tatsächlich permanent erreichbar sein zu müssen.
Das bringt uns zur Lösung: setzen Sie sich klare Einsatzzeiten von Mails und Social Media. Morgens und nachmittags für 15 Minuten Mails effektiv bearbeiten reicht oft aus, um hier Erleichterung zu schaffen. Und Social Media einzudämmen ist leicht: Greifen Sie einfach nicht zum Smartphone! Blockieren Sie die Push-Nachrichten aus und schauen Sie bewusst nach, wenn Sie dafür Zeit eingeplant haben.
Zusammengefasst kann man sagen, dass wir das Zeitmanagement vollends in den eigenen Händen halten. Es liegt an unserer Disziplin oben genannte Möglichkeiten für sich umzusetzen. Sie werden nicht nur effektiver sein, sondern sehr viel mehr Zufriedenheit verspüren. Allein schon deswegen, weil Sie Ihren Arbeitstag selbst gestalten und in den Händen halten. Sie bestimmen bewusst, wie die Dinge laufen dürfen.
Autor:
Philipp Nägele ist seit über 10 Jahren Coach und Experte im Bereich Mindset & Business. In seiner Mindstyle.Academy bildet er dabei Entrepreneure und StartUp’s aus. Vernetzen Sie sich mit Philipp gerne unter https://www.linkedin.com/in/philippnaegele/ oder per Mail an hello@mindstyle.academy
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