Moderne Arbeitsmodelle ermöglichen ein flexibles und ortsungebundenes Arbeiten. Die Arbeitszeiterfassung verschafft dabei einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden. Doch wie wird die Arbeitszeiterfassung definiert, zu welchem Zweck werden die Daten genutzt und wie lange dürfen diese gespeichert werden?
Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht die Überprüfung der Mindest- und Höchstarbeitszeiten von Arbeitnehmern, indem diese die tatsächlichen Arbeitsstunden auf Stundenzetteln vermerken.
Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten, um die Arbeitszeiten der Angestellten zu erfassen. Der Stundenzettel und die Stempeluhr zählen zu den klassischen Arten der Arbeitszeiterfassungen. Zudem kann die Arbeitszeiterfassung durch digitale Stundenzettel einfach und schnell mit einer Software umgesetzt werden. Interessierte finden hier weitere Informationen: www.papershift.com/lexikon/stundenzettel.
Zum Schutze des Arbeitnehmers wird seit 1994 im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt, wie die Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen ausfallen müssen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt zudem den Umgang mit den Daten.
Handelt es sich bei Stundenzetteln um sensible Daten?
Wie der Europäische Gerichtshof im Jahr 2013 feststellte, fallen alle Aufzeichnungen über Arbeitszeiten inklusive der Pausen unter die Kategorie der personenbezogenen Daten. Darüber hinaus fallen die personenbezogenen Daten nach Artikel 5 des DSGVO unter den Grundsatz der Zweckbindung. Das bedeutet, dass die Daten nicht zur Verhaltenskontrolle einzelner Angestellter verwendet werden dürfen. Auch Bewerbungsprofile dürfen nicht auf besagter Basis angelegt werden.
Wer darf innerhalb eines Unternehmens Zugriff auf die Stundenzettel erhalten?
Unternehmen haben darauf zu achten, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten auf die Personen beschränkt wird, die für die Bearbeitung zuständig sind. Zudem ist der Betriebsrat dazu verpflichtet, die Einhaltung der geltenden Gesetze und Regelungen innerhalb eines Unternehmens zu überwachen.
Statt alle Stundenzettel offenzulegen, werden zu diesem Zweck jedoch anonymisierte Daten herausgegeben. Eine Identifizierung des betroffenen Mitarbeiters findet erst statt, wenn Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz vorliegen. So wird die Datensparsamkeit gewährleistet.
Dürfen Arbeitgeber die Stundenzettel zur Überwachung einzelner Mitarbeiter nutzen?
Arbeitgeber dürfen die Zeiterfassungsdaten ihrer Angestellten zur Kenntnis nehmen, sofern diese der Datenminimierung unterliegen und nur die notwendigen Daten enthalten. Stichprobenkontrollen und anlassbezogene Einzelfallkontrollen der Zeitkonten durch Führungspersonen bei geltenden Arbeitszeitüber- oder Unterschreitungen sind zulässig. Allerdings dürfen die Daten laut einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts nicht dazu verwendet werden, in Zeiten von New Work einzelne Mitarbeiter zu überwachen.
Mitarbeiter haben somit nicht zu befürchten, durch die digitale Arbeitszeiterfassung dauerhaft überwacht zu werden. Vielmehr bietet sich die Chance, flexible Arbeitszeitmodelle umzusetzen, die die Work-Life-Balance aktiv fördern, die Gesundheit der Mitarbeiter verbessern und die Zufriedenheit steigern.
Welche Rechte hat der Betriebsrat?
Der Arbeitnehmerdatenschutz wird unter anderem durch den Betriebsrat bestimmt. Dieser ist ebenfalls dafür verantwortlich, der Implementierung einer Software zur Personaleinsatzplanung zuzustimmen.
Der Betriebsrat befindet sich darüber hinaus in der Pflicht, die Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern durch den Arbeitgeber einzuschränken und zu überwachen, sodass die elektronische Zeiterfassung zwar die theoretische Möglichkeit bereithält, Angestellte zu überprüfen, die Arbeitnehmer jedoch gleichzeitig durch die Wachsamkeit des Betriebsrates geschützt werden.
Dürfen Dienstpläne intern ausgehängt werden?
Dienstpläne dürfen auf den Fluren des Unternehmens intern ausgehängt werden, sofern die Datenminimierung eingehalten wird und das Auslegen der Personaleinsatzplanung (PEP) sinnvoll begründet werden kann. Ob ein Aushang rechtmäßig ist, hängt somit von dem Einzelfall ab.
Wie lange darf ein Unternehmen Arbeitszeiten speichern?
Es gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung. Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies gemäß der Aufbewahrungspflichten durch die Abgabenordnung des Steuerrechts oder durch das Arbeitszeitgesetz notwendig ist. Diese sind in §16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes definiert: Überstunden müssen mindestens zwei Jahre lang gespeichert werden. Steuerrechtlich müssen die Daten sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung umfasst eine Listung der geleisteten Arbeitsstunden von Arbeitnehmern zur Einhaltung von Mindest- und Höchstarbeitszeiten. Stichprobenkontrollen oder anlassbezogene Kontrollen durch den Arbeitgeber dürfen stattfinden. Der Betriebsrat überwacht den Umgang mit den personenbezogenen Daten, die zwei bis zehn Jahre lang gespeichert werden.
Bild pixabay
Autor Vanessa Al-Assi
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
