smartvillage betreibt flexible Event und Meetinglocations für B2B Veranstaltungen und schafft Räume für anlassbezogene persönliche Zusammenarbeit

Wie hat sich aus der ursprünglichen Idee die heutige Ausrichtung von smartvillage entwickelt und welche Menschen stehen hinter dem Konzept?

Ich habe smartvillage Anfang 2018 gemeinsam mit Gerd Krohn gegründet, weil wir bemerkt hatten, wie fragmentiert und ineffizient der Markt für Veranstaltungslocations ist: Einerseits gibt es lokale Anbieter in jeder Stadt. Wenn diese gut geführt sind, ergibt sich für Kunden ein Wohlfühlerlebnis – häufig scheitert das aber an der Realität, spezifisch einem professionellen Team und Produkt – was wiederum eine große Volatilität im Erlebnis mit sich bringt. Auf der anderen Seite stehen Tagungshotels: Diese sind in der Regel professioneller, aber in ihren veralteten Denk- und Arbeitsweisen und Systeminfrastrukturen gefangen.

Sie besitzen über Ihre PMS Systeme zu wenig Daten und damit Wissen darüber, wie sich Kunden verhalten und was sie wann für welche Zwecke buchen möchten. Mit smartvillage schließen wir diese Lücke. Von der ersten Idee bis heute leben wir unsere Unternehmensphilosophie: Wir kombinieren Daten und Technologie mit einer starken Marke und einem einzigartigen Erlebnis, um ein perfektes Kundenerlebnis zu schaffen. Unser Hauptfokus liegt dabei auf B2B-Events für 200 bis 600 Personen. Heute sind wir mit einem Team aus über 50 Mitarbeitenden und auf mehr als 15.000 m² in München, Köln und Berlin präsent.

Welche Vision verfolgt smartvillage mit seinen flexiblen Locations und wie soll diese Vision bis 2030 mit einer Million Gästen realisiert werden?

Unser Antrieb ist es, unseren Gästen den schönsten Arbeitstag des Jahres zu ermöglichen. Das tun wir, indem wir Raum für echte Begegnungen schaffen. Unsere gesamte Unternehmenskultur und das Raumkonzept sind darauf ausgerichtet, Grenzen zu sprengen und Umgebungen zu kreieren, die Menschen inspirieren und Teams verbinden – denn wir glauben fest daran, dass echte Begegnungen zu echtem Wachstum führen. Alleine im Jahr 2025 haben wir mehr als 100.000 Menschen in unseren Locations begrüßt. Im Jahr 2030 wollen wir einer Million Gästen ein hervorragendes Erlebnis bieten.

Deshalb folgt 2026 unser nächster Schritt in der Skalierung: Wir eröffnen in Frankfurt und Hamburg zwei neue Locations. Bis 2028 werden wir insgesamt neun weitere Flagshipstores in der DACH-Region eröffnen und smartvillages in 13 Städten anbieten, anschließend wollen wir den EU-Markt erschließen. Die eine Million Gäste sind aber nur möglich durch unser Vertical, das wir nächstes Jahr an den Markt bringen. Damit werden wir den Markt für Hotelkonferenzflächen richtig aufmischen.

Für welche Zielgruppen ist das Angebot am wertvollsten und wie lösen Ihre Räume das Problem ungenutzter Office Fixkosten konkret?

Wir konzentrieren uns auf B2B-Events für 200 bis 600 Personen – zum Beispiel für Konferenzen, Kongresse, Messen, Teamevents und Firmenfeiern. Dahinter steckt tatsächlich auch viel makroökonomische Entwicklung: Der Trend zum Homeoffice hat die Arbeitswelt dauerhaft verändert und mit ihr den Büroimmobilienmarkt. Laut ifo-Institut halten mehr als ein Viertel der Unternehmen in Deutschland ihre Büroflächen für nicht ausreichend genutzt. Das ist insofern problematisch, als diese trotz geringer Auslastung hohe Fixkosten für Mieten, Energie, Reinigung und Instandhaltung binden. Gleichzeitig finden weniger persönliche Treffen statt, was wiederum den Zusammenhalt und die Motivation beeinträchtigt. Wir sehen die Lösung dieser beiden Probleme in anlassgebundenen Begegnungen. Statt ineffiziente, interne Großflächen vorzuhalten, können Unternehmen ihre frei werdenden Budgets tageweise flexibel in vollausgestattete, designorientierte Eventlocations investieren. Diese verursachen nur dann Kosten, wenn sie tatsächlich benötigt werden. So werden Unternehmen wirtschaftlich wieder effizienter und fördern gleichzeitig ihre Teamkultur.

Wie entsteht durch anlassbezogene Begegnungen wie Strategietage oder Retreats mehr Effizienz im Team und welche Rolle spielt smartvillage dabei?

Wir sehen aktuell, dass die Stimmung in deutschen Unternehmen derzeit miserabel ist. Erst im Juli hat eine EY-Studie gezeigt, dass mehr als ¼ der Mitarbeitenden aktuell unmotiviert sind. Die wirtschaftliche Lage drückt, Unternehmen müssen innovieren und transformieren, gleichzeitig versuchen viele Unternehmen, ihre Mitarbeitenden mit Präsenzpflichten wieder ins Büro zu holen. Aber gerade ein solcher Zwang schafft keine Nähe. Das zeigen auch Studien wie die vom Future Forum Puls aus 2024: Rund 70 Prozent der Beschäftigten empfinden eine verpflichtende Büroanwesenheit als demotivierend – Präsenz und vor allem Motivation lassen sich also nicht verordnen. Hier werden persönliche Treffen wieder zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Virtuelle Zusammenarbeit reicht für komplexe Themen, kulturellen Zusammenhalt oder echte Motivation nicht aus, doch genau das braucht es in Umbruchzeiten.

Strategietage, Offsites oder Retreats schaffen deshalb jene seltenen, aber wichtigen Momente, in denen Teams Vertrauen aufbauen, Ideen schärfen und gemeinsam Richtung finden – ohne die Routine des Büroalltags. Unsere kreativ gestalteten, professionell ausgestatteten Räume sollen genau den Rahmen bieten, den Teams brauchen, um produktiv und fokussiert zusammenzuarbeiten. Unternehmen können diese Begegnungen flexibel und ohne eigene, ungenutzte Großflächen realisieren – und statt Fixkosten in hochwertige, erlebnisorientierte Events investieren. So entsteht Effizienz auf zwei Ebenen: Teams arbeiten besser zusammen, und Unternehmen nutzen ihre Ressourcen deutlich wirtschaftlicher.

Was macht den Ansatz von smartvillage einzigartig und warum entscheiden sich Unternehmen gezielt für diesen Hidden Champion?

Unsere Locations sind darauf ausgelegt, dass unsere Gäste sich wohlfühlen – aber dahinter steckt ein Konzept: Wir kombinieren unser datengetriebenes Kundenwissen mit einem stark strategischen Geschäftsmodell – das merken auch unsere Kunden. Außerdem sind wir bisher ohne Investoren gewachsen und bieten auf vier Standorten schon 15.000 m² Fläche. Wir sind der einzige überregionale Anbieter, der in den letzten 15 Jahren den Markt für B2B-Veranstaltungen im Segment 200–600 Personen neu betreten hat – ein Markt mit einem geschätzten jährlichen Volumen von 37 Milliarden Euro alleine in Deutschland.

Als Einzige bieten wir ein integriertes Angebot, das Marke, Technologie sowie Räume, Technik, Services und Community ganzheitlich verbindet. Das reduziert Komplexität für Unternehmen im gesamten Angebots-, Durchführungs- und Rechnungsprozess. Die Arbeitswelt wird sich auch in den kommenden Jahren weiterhin stark verändern. Remote Work und der Einfluss von Künstlicher Intelligenz stellen dabei nur zwei Faktoren dar, die dafür sorgen werden, dass alte Raumkonzepte den Bedürfnissen von Unternehmen und der Wirtschaft bald nicht mehr gerecht werden. Hier sehen wir unsere Chance auf weitere Skalierung.

Außerdem machen wir im nächsten Jahr mit smartvillage as a Service einen weiteren Schritt auf den Markt: Ein Angebot, welches Software und operatives Betriebssystem mit einer Love-Brand kombiniert – und damit die Planung, Buchung und Orchestrierung von Meeting- und Eventflächen für Konferenzhotels zentralisiert. Die Plattform verbindet die Zuverlässigkeit standardisierter Hotelinfrastruktur mit der Erlebnisqualität und technologischer Infrastruktur von smartvillage. Buchung, Raumplanung und Ablaufsteuerung laufen über ein einheitliches digitales Interface. Hotels erhöhen so ihre Auslastung, ohne eigene Eventstrukturen aufzubauen, während Unternehmen bundesweit auf definierte Standards und wiederholbare Prozesse zugreifen können. Damit folgen wir dem Trend der Hotels, Leistungen, die nicht deren Kerngeschäft Hotelzimmer sind, outzusourcen.

Welche Bedeutung hat Ihr datenbasiertes, automatisiert gesteuertes Gästeerlebnis für die Qualität der Veranstaltungen und die Weiterentwicklung des Angebots?

Es ist die absolute Basis, um unsere Kunden und Kundinnen so stark in den Fokus stellen zu können. Nur so konnten wir wirklich datengetrieben lernen, wo die Needs und Bedürfnisse unserer Gäste liegen. Wir unterscheiden bei allen Kunden erstmal zwischen der Person, die bucht und die Veranstaltung plant und den Gästen – diese haben häufig sehr unterschiedliche Bedürfnisse.

Ein wichtiger Teil unseres datengetriebenen Ansatzes ist unser Feedbacktracking und die Auswertungen daraus. Wir erfassen bei jeder Veranstaltung in unserem zentralen System sowohl das Feedback der Buchenden als auch das der Gäste in unterschiedlicher Detailtiefe. Ein Beispiel dafür ist das Catering, wo wir bei großen Veranstaltungen nicht selten größere Differenzen in der Bewertung feststellen. Wenn ein Kunde das kleinste und kalte „Easy Menü“ bucht, um Kosten zu sparen, der Konferenzgast aber gleichzeitig 1.500 € für sein Tagesticket zahlt, haben wir am Ende einen zufriedenen Kunden, aber viele unzufriedene Gäste. Diese Diskrepanz können wir systemtechnisch sehen und dann konkret angehen, indem wir zu Veranstaltungen zahlenbasiert besser beraten und vor solchen Fehlern schützen können. Und das eben nicht nur aus einem Bauchgefühl oder einem einzelnen Feedbackgespräch heraus, sondern mit Daten untermauert und automatisiert.

Wie gelingt es Ihnen, ausschließlich gebootstrapped in München, Berlin und Köln zu skalieren und welche Erfahrungen möchten Sie dazu teilen?

Auch hier liegt viel Potenzial in unserem datengetriebenen Ansatz: Wir nutzen Hubspot Enterprise als Kernlösung – stark individualisiert und automatisiert. Durch diesen strategischen Einsatz von Technologie sind wir in der Kundenverwaltung sehr effizient und disruptiv: Wir können Multiplikatoreffekte erzielen und Mitarbeitenden mehr Zeit für komplexe Themen verschaffen. Wir sind in fast allen Jahren – außer während Corona – profitabel und fully bankable als Unternehmen. Das hat es uns ermöglicht, ohne Kapital von Investoren so groß zu werden. Trotzdem sind auch wir in unserer Skalierung nicht ohne Rückschläge vorangekommen. Wir hatten beispielsweise bereits eine Location in Finnland eröffnet, als die Corona-Pandemie aufkam. Das hat uns in der Skalierung sicherlich zwei bis drei Jahre zurückgeworfen und wir mussten den Standort in Finnland wieder schließen.

Dennoch sind wir stolz, als Anbieter von B2B-Locations die Corona-Pandemie so gut überstanden zu haben und seitdem stark zu wachsen. Auch wenn wir bisher keinen Investor an Bord haben, halten wir stets Kontakt. Wir sehen aktuell ein echtes Momentum am Markt – daher schließen wir es für die Zukunft nicht aus, uns mit Investoren zusammenzutun, um das Wachstumspotenzial voll ausschöpfen zu können.

Mit welchen Herausforderungen sehen Sie sich aktuell konfrontiert, wenn Nachfrage, Standorte und Prozesse parallel wachsen?

Wir befinden uns gerade einer spannenden Phase: Wir wachsen vom kleinen Unternehmen mit Startup-Kultur, Denkweise und Geschwindigkeit zum gewachsenen Unternehmen mit etablierten Prozessen. Das bringt für uns die Challenge, eine gute Balance zwischen notwendigen Prozessen und guter Geschwindigkeit zu halten – mit aktuell vier Standorten und knapp über 50 Mitarbeitenden funktioniert das wunderbar. Bei dem geplanten weiteren Wachstum wird sich die Herausforderung aber steigern.

Im Bereich der Nachfrage verhält es sich etwas anders: Derzeit sehen wir aufgrund von wirtschaftlichen Herausforderungen in Europa und speziell Deutschland einen angespannten Markt. Das bedeutet, dass manche unserer Bestandskunden nicht dieselben Volumina am selben Standort buchen wie in den Vorjahren. Auch durch Insolvenzen und weniger Mitarbeitenden, die z. B. zu Offsites kommen, sehen wir hier eher eine Stagnation.

Trotzdem gewinnen wir gerade stark an Marktanteilen – durch unsere Expansion in neue Städte können wir die temporäre Stagnation im Markt überkompensieren. Gleichzeitig kommt auch hier unser datengetriebener Ansatz zum Tragen: Wir können Kundensegmente einfach zielgenauer bespielen und gewinnen. Dank unserer starken Marke können wir hohe Retention Rates erzielen und durch NPS-Werte von über 50 (der Branchenstandard liegt bei ca. 18) unsere Wettbewerber auch ganz klar im Bereich Kundenzufriedenheit übertreffen. Das erlaubt uns gerade entgegen dem Markt profitabel weiterzuwachsen. Ich freue mich schon auf den Moment, wenn sich die Gesamtwirtschaftslage wieder ins Positive dreht. Das wird uns einen weiteren Wachstums- und Profitabilitätsboost geben.

Wie bereiten Sie sich strategisch auf die Eröffnung von zwei neuen Standorten im Jahr 2026 vor?

Wir haben uns vor der Eröffnung in Köln im November 2024 fast zwei Jahre Zeit genommen und uns intensiv und mit externer Begleitung durch eine Scale-up-Beratung auf das Wachstum, die typischen Fehler und Best Practices vorbereitet. Das ist etwas, was wir uns nur als profitables gebootstrapptes Unternehmen erlauben konnten. Es hat aber dazu geführt, dass wir unsere Prozesse, Strategie, Personal- und Firmenstrukturen wirklich professionell für Wachstum aufgestellt haben. Solange wir also im selben Rechts- und Währungsraum bleiben, ist die Eröffnung der neuen Standorte keine strategische, sondern eine sehr operative Aufgabe. Wir replizieren unsere Projektpläne von München, Köln und Berlin. Ganz anders sieht es natürlich aus, wenn wir mit smartvillage as a Service den Markt betreten. Das ist eine sehr komplexe und strategische Aufgabe.

Was bedeutet es für smartvillage, schon jetzt über 100.000 Gäste jährlich zu begrüßen, und welche Learnings ziehen Sie daraus für Ihre künftige Expansion?

Für uns ist aus zwei Gründen ein großer Erfolg: Einerseits kommen wir damit unserer Vision näher, so vielen Gästen wie möglich den schönsten Arbeitstag des Jahres zu ermöglichen. Es macht uns stolz zu sehen, wie stark sich ein Tag bei smartvillage auf die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und auf die Effizienz in Unternehmen auswirken kann. Andererseits sehen wir auch wirtschaftlich, dass unser Ansatz funktioniert und wir wirklich dabei sind, eine effektiv im Markt bestehende Lücke zu schließen. Mit jedem Event lernen wir auch weiterhin datengetrieben dazu und es ist und wird unser Anspruch bleiben, immer am Puls der aktuellen Herausforderungen zu agieren. Wir sind allerdings mit allen bisherigen Learnings und unserem Konzept jetzt schon so gut aufgestellt, dass wir diese Erfahrungen auch für die weitere Skalierung mitnehmen können.

Wohin soll sich smartvillage in den kommenden Jahren entwickeln und welche Rolle spielt persönliche, anlassbezogene Zusammenarbeit in der Arbeitswelt von morgen?

Wir hatten es schon kurz angesprochen: Die anlassbezogene Zusammenarbeit wird in der Arbeitswelt von morgen noch viel wichtiger werden. Wahrscheinlich hat mittlerweile jeder bemerkt, wie sehr der Einsatz von Künstlicher Intelligenz den Arbeitsalltag verändert – das wird sich in den kommenden Jahren tendenziell noch verstärken. Gleichzeitig wird uns auch remote Work als Konzept erhalten bleiben. Diese beiden Faktoren stärken die Identifikation mit dem eigenen Unternehmen nicht unbedingt – persönliche Treffen, wertvoller Austausch und Teambuilding werden wichtiger denn je werden, um ein Team aus zufriedenen und motivierten Mitarbeitenden zu behalten und Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Wir sehen keinen großen Sinn darin, immer wieder über Office-Pflichten zu sprechen – mit Zwang erreicht man einfach keine positiven Effekte bei den Themen Vertrauen, Identifikation und Zusammenarbeit. Es braucht positive, persönliche Erlebnisse – und diese lassen sich mit anlassbezogenen Events eben am besten umsetzen, weil sie gleichzeitig wirtschaftlich und effizient sind.

In den kommenden Jahren wollen wir auch bei dieser Entwicklung ein starker Partner sein. Einerseits entsteht mit smartvillage as a Service ein neues Marktsegment mit den Vorteilen von Hotelkonferenzflächen und denen von smartvillage in Kombination – datenbasiert, skalierbar, aber persönlich. Bis 2035 wollen wir 300 Standorte in der DACH-Region und in der EU betreiben. Geplant ist eine Kombination aus Flagship-Locations und „operated-by-smartvillage“-Flächen im SaaS-Modell.

Bild Lukas Koppitz Bildcredits/ Fotograf ©Stefanos Notopoulos

Wir bedanken uns bei Lukas Koppitz für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

• Sich mit inspirierenden Leuten umgeben
• Für einen Marathon bereit sein, nicht für einen Sprint!
• Scheut nicht davor zurück, nach Hilfe zu fragen! 
• Das richtige Reinigungsunternehmen für Ihr expandierendes Start-up finden
• Sei stets offen für Feedback