mute-labs entwickelt hochwertige, schallisolierte Telefon- und Meetingboxen für moderne Büroumgebungen, die Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten schaffen und das hybride Arbeiten unterstützen

Wie würden Sie mute-labs jemandem vorstellen, der noch nie von Ihnen gehört hat, und was macht Ihr Unternehmen einzigartig?

Bei mute-labs entwickeln und verkaufen wir schallisolierte Telefon- und Meetingboxen, die speziell für moderne Büroumgebungen konzipiert sind. In einer Zeit, in der die hybride Arbeitsweise immer mehr an Bedeutung gewinnt, erleben wir eine massive Zunahme von internen Telefonaten und Videokonferenzen – und gleichzeitig einen Mangel an geeigneten Rückzugsräumen dafür. Was uns einzigartig macht, ist unser Ansatz: Während schallisolierte Boxen für Büros an sich keine neue Erfindung sind, haben sie bisher oft ein Vermögen gekostet. Durch Direktvertrieb, eine strikte Standardisierung und intelligentes Produktdesign können wir unsere Boxen jedoch zu einem Bruchteil des Preises anbieten, die andere Hersteller verlangen – und das bei ebenso hoher Qualität in Materialien und Verarbeitung! 

Conradin, im Interview 2020 haben Sie sich gefragt, wo der Weg hingeht – „Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?“. Jetzt, mit über 20.000 verkauften Telefonzellen und einem Umsatz von über 20 Millionen Euro pro Jahr, wo stehen Sie heute?

Seit 2020 hat sich bei uns eine Menge getan. Wir haben zwei weitere Produkte entwickelt – die Meetingbox QUATTRO und unsere DEEPWORKBOX mit integriertem Schreibtisch – und unser Angebot auf neun weitere europäische Länder ausgeweitet. Außerdem haben wir mit der neuen Händlermarke Berlin Acoustics den Büromöbelhandel als Vertriebskanal erschlossen, wofür wir drei weitere Produkte entwickelt und über 150 Händler als Partner gewonnen haben. Heute besteht unser Team aus knapp 40 Mitarbeitenden und wir bedienen über 4.000 Kunden in ganz Europa. Besonders stolz sind wir darauf, im ‚affordable‘-Segment eine starke Marktdurchdringung erreicht zu haben. Diesen Erfolg wollen wir weiter ausbauen und planen, sowohl mit mute-labs als auch mit Berlin Acoustics in weitere Märkte zu expandieren.

Wie hat sich die Corona-Pandemie auf Ihr Unternehmen ausgewirkt? Viele dachten, Büro-Hardware sei gefährdet, doch Sie haben in dieser Zeit sogar Wachstum erlebt. Was war der Schlüssel zu diesem Erfolg?

Die Corona-Pandemie war für uns eine enorme Herausforderung. Zu Beginn brachen unsere Umsätze fast komplett ein – auf faktisch null – und das zu einem denkbar schlechten Zeitpunkt, da wir gerade unsere erste große Bestellung beim Produzenten aufgegeben hatten, um Produkte auf Lager zu legen. Bis dahin hatten wir immer nur auf Bestellung produziert. Wir hätten diese Krise nicht überstanden, wenn wir nicht so großartige Partner und Mitarbeiter:innen gehabt hätten, die uns in dieser schwierigen Phase sehr unterstützt haben.

In dieser Zeit haben wir uns dann darauf konzentriert, unsere Meetingbox zu entwickeln. Nach ein paar Monaten begann der Markt sich zu erholen. Hybrides Arbeiten wurde über Nacht zum ‚New Normal‘ und Unternehmen mussten sich den neuen Gegebenheiten schnell anpassen. Das hat uns natürlich enorm geholfen. Da wir fest daran geglaubt haben, dass dieser Wandel kommt, haben wir unsere Produktion hochgefahren und konnten so auch in der Hochphase schnell liefern – meist innerhalb von 2-3 Wochen. Dadurch konnten wir uns gut im Markt positionieren und unser Wachstum weiter vorantreiben.

Nicolaus, Sie als Mitgründer bringen eine spannende Perspektive mit. Welche besonderen Herausforderungen oder Chancen haben Sie aus Ihrer Sicht in den letzten Jahren erlebt?

Ich habe in den letzten Jahren viel gelernt. Zuvor war ich in der Podcast-Industrie tätig, wo das Thema ‚Hypergrowth‘ allgegenwärtig war und Kapital nahezu unbegrenzt verfügbar schien. Das brachte natürlich auch großen Wachstumsdruck mit sich, der alle in der Firma automatisch mitriss.

Bei mute-labs hingegen musste ich lernen, mich selbst und andere ohne diesen externen Druck zu motivieren. Das Geschäft lief gut, aber niemand hat uns zum Wachsen gezwungen. Hier ging es darum, andere Motivationsknöpfe zu aktivieren – und zum ersten Mal habe ich verstanden, wie wichtig eine starke Vision und ein klarer Purpose sind.

Eine der größten Chancen, die ich sehe, ist, dass wir ein Unternehmen aufbauen können, das langfristig und kundenorientiert denkt. Wir haben keine kurzfristigen finanziellen Ziele, die uns davon ablenken. Das ist nicht nur eine riesige Chance, sondern auch ein echter Luxus: Wir können uns voll und ganz auf die Bedürfnisse unserer Kund:innen und Mitarbeiter:innen konzentrieren und eine Firma aufbauen, auf die wir stolz sind.

Unsere Produkte lösen echte Probleme und ich bin fest davon überzeugt, dass es für Kund:innen, die nach einer bezahlbaren Lösung suchen, keine bessere Wahl gibt als mute-labs – sei es in Bezug auf die Produktqualität, unseren Service oder die gesamte Customer Experience. Für uns ist es entscheidend, das auch klar zu kommunizieren. Jeder Kund:innenwunsch, dem wir nicht gerecht werden können, ist eine Chance, zu lernen und besser zu werden. Wenn wir feststellen, dass eine Anfrage besser zu einem Mitbewerber passt, sind wir auch bereit, den Auftrag proaktiv dorthin zu verweisen. So bleiben wir authentisch und kund:innenorientiert.

Welche Vision verfolgen Sie mit mute-labs, und wie möchten Sie diese in den kommenden Jahren erreichen?

Als wir uns intensiver mit der Frage beschäftigt haben, was wir bei mute-labs eigentlich machen und welchen Beitrag wir leisten, haben wir schnell erkannt, dass wir nicht einfach nur Holzboxen verkaufen und in Büros stellen. Immer wieder kommen Kund:innen und Nutzer:innen auf uns zu und bedanken sich – sie erzählen uns, wie sehr sie es lieben, in unseren Boxen zu arbeiten. Dabei haben wir festgestellt, dass die Boxen längst nicht mehr nur für Telefonate genutzt werden. Viele Menschen ziehen sich dorthin zurück, um konzentriert und produktiv zu arbeiten.

Ein Großteil der wertschöpfenden Arbeit im Büro findet tatsächlich in unseren Boxen statt – das wichtigste Telefonat des Tages, die entscheidende Präsentation oder eine komplexe Aufgabe, die in Ruhe bearbeitet wird. Die Menschen wollen gute Arbeit  leisten und über sich hinauszuwachsen. Und wir haben das Glück, dass ein wesentlicher Teil dieser Arbeit in unseren Boxen stattfindet. Darauf sind wir unglaublich stolz.

Unsere Vision ist es daher, möglichst vielen Menschen zu ermöglichen, ihr volles Potenzial zu entfalten, indem wir die Arbeitsräume der Zukunft gestalten. Der Gedanke ‚as many people as possible‘ motiviert uns ständig, unsere Produkte nicht nur besser, sondern auch erschwinglicher zu machen. So wollen wir sicherstellen, dass jedes Büro Zugang zu Rückzugsräumen hat.

In den nächsten Jahren werden wir uns weiterhin auf die Entwicklung und den Vertrieb von Telefon-, Meeting- und Workboxen konzentrieren. Gleichzeitig halten wir uns bewusst die Möglichkeit offen, auch andere Bereiche des Büros mitzugestalten – wer weiß, was da noch kommt.

Ihre Telefonzellen sind auf vier Kontinenten im Einsatz. Wie passen Sie Ihre Produkte und Ihre Strategie an die unterschiedlichen Bedürfnisse und Märkte in verschiedenen Regionen an?

Unsere Telefonzellen sind zwar auf vier Kontinenten im Einsatz, doch derzeit sind wir hauptsächlich in Europa aktiv.  Dennoch beschäftigen wir uns intensiv mit Märkten wie den USA und dem Mittleren Osten. Wir sind große Verfechter der Standardisierung, weil sie es uns ermöglicht, effiziente und erschwingliche Produkte anzubieten. Gleichzeitig müssen wir jedoch noch herausfinden, wie wir diese Standardisierung mit den kulturellen und marktspezifischen Anforderungen anderer Regionen in Einklang bringen können. Das ist eine spannende Herausforderung, die wir Schritt für Schritt angehen, bevor wir in diesen Märkten aktiv expandieren.

In der stark wachsenden Branche der Arbeitsplatzgestaltung, was ist Ihrer Meinung nach der größte Trend oder die größte Veränderung, die wir in den nächsten Jahren sehen werden?

Ein großer Trend, den wir bereits beobachten, ist die Abkehr vom klassischen Konzept, dass jeder Mitarbeitende im Büro seinen eigenen Schreibtisch hat. Viele Unternehmen planen inzwischen nur noch mit etwa 0,7 Schreibtischen pro Mitarbeiter:in, da die hybride Arbeitsweise immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Der nächste Schritt, den wir sehen, ist, dass Büros zunehmend in Zonen aufgeteilt werden. Statt feste Teams an festen Plätzen zu haben, gibt es jetzt laute Arbeitsbereiche, stille Zonen und bewusst gestaltete große Social Areas, in denen sich Mitarbeitende austauschen können. Für viele Unternehmen, die auf hybride Modelle setzen, wird das Büro weniger als Ort für produktives Arbeiten, sondern vielmehr als Raum für Begegnung, Austausch und zur Förderung der Unternehmenskultur verstanden. 

Was ist das wichtigste Feedback, das Sie von Ihren Kunden erhalten haben, und wie haben Sie dieses genutzt, um Ihre Produkte weiterzuentwickeln?

Das wichtigste Feedback, das wir von unseren Kund:innen erhalten haben, kam tatsächlich von Händlern, obwohl wir mit mute-labs ursprünglich ausschließlich direkt an Endkund:innen verkauft haben. Immer wieder wurden wir gefragt, ob wir nicht Produkte entwickeln könnten, die besser auf die Bedürfnisse des Handels abgestimmt sind. Aus diesen zahlreichen Anfragen ist schließlich unsere Produktlinie und Händlermarke Berlin Acoustics entstanden. Damit konnten wir unser Angebot erweitern und gezielt den Büromöbelhandel als neuen Vertriebskanal erschließen.

Ihr Unternehmen hat eine beeindruckende Wachstumsrate. Was sind die größten Herausforderungen, mit denen Sie aktuell konfrontiert sind, und wie gehen Sie damit um?

Unsere größte Herausforderung im Moment ist, Strukturen und Prozesse einfach und übersichtlich zu halten. Mit jedem neuen Mitarbeitenden steigt das Risiko, dass Dinge unnötig kompliziert werden. Gleichzeitig möchten wir unsere hohe Servicequalität über die verschiedenen Märkte und Regionen hinweg aufrechterhalten, was aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen – insbesondere in der Logistik – oft schwierig ist.

Eine weitere Herausforderung ist, den Fokus auf jeden einzelnen Markt nicht zu verlieren. Wir sind derzeit zu klein, um jeden Markt individuell zu managen, aber auch zu groß, um nur eine globale Perspektive einzunehmen. Es ist wichtig, nah genug an jedem Markt dran zu sein, um ihn gezielt zu optimieren – sei es im Marketing, Vertrieb oder bei der Auslieferung und Customer Experience. 

Was würden Sie anderen Gründern raten, die gerade erst ein Hardware-basiertes Unternehmen aufbauen? Welche drei wichtigsten Lektionen haben Sie selbst gelernt?

Mein wichtigster Rat an andere Gründer:innen, die ein Hardware-basiertes Unternehmen aufbauen möchten, ist: Keep it simple. Viele Kund:innenwünsche scheinen theoretisch möglich, aber man kann sich schnell verzetteln. Unser strikter Fokus auf Standardisierung hat sich bisher sehr ausgezahlt, auch wenn wir dadurch das ein oder andere Geschäft verloren haben.

Zweitens: Vergiss nicht die Förderungen. Deutschland bietet unglaublich viel Unterstützung, die man unbedingt nutzen sollte. Sie können einen großen Unterschied machen.

Und drittens: Inventory is a bitch. Unterschätze nicht die hohen Kosten, die mit zu wenig Lagerbestand verbunden sind. Hohe Kosten entstehen nicht nur durch fehlende Produkte, sondern auch, wenn du Kund:innen aufgrund langer Lieferzeiten verlierst. Besonders bei einem Produkt wie unserem, bei dem die Rate von wiederkehrenden Kund:innen sehr hoch ist, kann das schnell das gesamte Anschlussgeschäft gefährden.

mute-labs ist mittlerweile profitabel. Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit für Ihr Geschäftsmodell, und wie planen Sie, dieses Thema in Zukunft weiter zu integrieren?

Nachhaltigkeit spielte von Anfang an eine zentrale Rolle in unserem Geschäftsmodell und wurde bei mute-labs seit Tag 1 mitgedacht. Wir haben unseren Verschnitt in der Produktentwicklung auf knapp 7 % reduziert, was weit unter dem Industriedurchschnitt liegt. Zudem pflanzen wir von Beginn an pro verkaufter Box einen Baum – und das gesamte Team pflanzt diese Bäume gemeinsam hier in Deutschland und zwar in Brandenburg.

Mittlerweile haben wir eine umfassende Nachhaltigkeitsvision entwickelt, die klar definiert, was wir unter Nachhaltigkeit verstehen und wo wir aktiv einen Beitrag leisten können. Für uns ist Nachhaltigkeit nicht bloß ein Häkchen auf einer Liste, sondern ein wesentlicher Bestandteil unserer Identität, der unsere Werte widerspiegelt und unser Handeln prägt. Unser Ansatz basiert auf Transparenz in der Produktion, Verantwortung für die Umwelt und einem gemeinschaftlichen Engagement für lokale Gemeinschaften.

In diesem Jahr haben wir beispielsweise 10.000 Bäume mit unserem Team gepflanzt und die Berliner Bahnhofsmission unterstützt. Unser Team hat dort über vier Wochen hinweg jeden Freitag geholfen, und für jede:n freiwillige:n Helfer:in haben wir gespendet. Darüber hinaus haben wir die Organisation von Mary’s Meals unterstützt, die uns sehr am Herzen liegt.

Unser Ziel ist es, über verschiedene Dimensionen hinweg Einfluss zu nehmen und Nachhaltigkeit in allen Facetten zu denken.

Wo sehen Sie mute-labs in den nächsten fünf Jahren? Welche neuen Märkte oder Produkte haben Sie im Visier, um weiterhin erfolgreich zu bleiben?

In den nächsten fünf Jahren sehe ich mute-labs in einer spannenden Phase des Wachstums und der Weiterentwicklung. Wir planen die Einführung neuer Produktgenerationen, die unsere bestehenden Angebote erweitern und verbessern werden. Darüber hinaus streben wir an, in allen europäischen Märkten vertreten zu sein, um unsere Präsenz und unseren Einfluss weiter auszubauen.

Zusätzlich haben wir bereits erste Schritte in Richtung USA und den Mittleren Osten unternommen. Diese Märkte bieten viel Potenzial, und wir möchten unsere Strategien anpassen, um auch dort erfolgreich zu sein. 

Wir bedanken uns bei Conradin Castell und Dr. Nicolaus Berlin für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder