Pencilrec Automatisierung verbindet KI, Daten und Systeme, um Unternehmensprozesse effizienter und intelligenter zu gestalten
Wie ist Pencilrec entstanden und welche Idee steckt hinter der Pencilrec Automatisierung?
Die Idee entstand früh.
Mit 14 Jahren habe ich angefangen zu filmen und daraus meinen ersten Auftrag gemacht. Irgendwann habe ich mich verloren, wollte eigentlich Politiker werden. Dann war ich in den USA, habe dort einen Geschäftspartner kennengelernt, der mich wieder auf Kurs gebracht hat. Mit 18 habe ich mein Gewerbe angemeldet: erst Film und Video, dann Webseiten, einfache Dashboards, Marketing. Mit 19 kam der nächste Schritt, die Pencilrec GmbH. Der Gedanke dahinter: Unternehmen kommen zu uns, liefern ihre internen Daten, wir verknüpfen und werten diese aus und leiten daraus echte Erkenntnisse ab, von der Zielgruppe bis hin zu konkreten Handlungsempfehlungen.
Was hat dich als Gründer dazu bewegt, mit Pencilrec Automatisierung einen anderen Ansatz als klassische Digitalagenturen zu verfolgen?
Agenturen gibt es zu viele, und der häufigste Einwand meiner Kunden ist, dass sie zu teuer sind. Aber das Problem ist nicht der Preis an sich, sondern die Fragmentierung. Wer Video braucht, geht zu Agentur A. Wer eine Webseite will, zu Agentur B. Systeme entwickeln lässt er bei C, Beratung holt er bei D. Das sind vier Ansprechpartner, viermal Overhead, viermal Reibungsverlust. Bei Pencilrec gibt es einen Ansprechpartner und ein System, das alles verbindet.
Wie würdest du die Vision von Pencilrec und seiner Automatisierungslösung beschreiben?
Ich will, dass moderne Unternehmensinfrastruktur für jeden greifbar ist. In den USA ist professionelles Marketing längst Standard, auch für kleine Unternehmen. In Deutschland kommt das gerade erst an, mit vier Jahren Verzögerung. Genau diesen Fehler darf man bei KI und Automatisierung nicht wiederholen. Pencilrec will Unternehmen von innen heraus reformieren, langweilige und wiederholbare Aufgaben abnehmen und Produktivität steigern. Branchenübergreifend.
Euer Ansatz verbindet Intelligence, Infrastructure und Content. Wie greifen diese drei Bereiche konkret ineinander?
Daten stecken in allem, in jedem Kanal, jedem System, jedem Inhalt. Intelligence analysiert Nutzerverhalten und Zielgruppen, indem sie Kommunikation auswertet und Systeme miteinander verknüpft. Diese Erkenntnisse fließen direkt in den Content ein und umgekehrt. Das Problem bei 99 Prozent der Unternehmen ist, dass diese drei Bereiche parallel laufen, weil es zu viele Ansprechpartner gibt und die Systeme nicht miteinander reden. Bei Pencilrec gibt es ein System, das alles verbindet.
Welche Zielgruppe steht bei Pencilrec aktuell im Fokus und welche Probleme löst ihr konkret?
Aktuell entwickeln wir Systeme für die Immobilienbranche, eine Branche, die zwar neue Software einsetzt, deren Systeme aber oft nicht miteinander kommunizieren. E Mails, CRM, Kalender: alles Silos. Unser Produkt Grownd legt sich als Intelligenzschicht über die bestehenden Systeme, liest Daten über Schnittstellen aus und matcht sie miteinander. Das Ergebnis sind konkrete Handlungsempfehlungen. Das System erkennt zum Beispiel, welcher Deal zu kippen droht, wo einem Abschluss noch Informationen fehlen oder welche Leads gerade am relevantesten sind. KI bereitet alles vor, handelt tut der Mensch. Andere Branchen schließen wir dabei nicht aus.
Warum setzt Pencilrec bewusst darauf, bestehende Systeme zu nutzen statt neue Tools einzuführen?
Die meisten Systeme, die Unternehmen nutzen, passen zu 95 Prozent auf ihre Bedürfnisse. Die großen Anbieter haben einen enormen Vorsprung, da macht es keinen Sinn, als vergleichsweise kleines Unternehmen in direkten Wettbewerb zu treten. Deshalb setzen wir nicht daneben, sondern darüber. Wir verbinden uns über Schnittstellen mit den bestehenden Lösungen, lesen die Daten aus, verknüpfen und werten sie aus und spielen die Ergebnisse wieder ins System zurück.
Was macht euren Ansatz der Pencilrec Automatisierung im Vergleich zu klassischen Software oder Marketinglösungen besonders?
Wir machen beides gleichzeitig, Software und Marketing, und nutzen die Daten aus beiden Quellen, um das jeweils andere besser zu machen. Das ist eine Rückkopplung, die klassische Lösungen nicht bieten. Dazu kommt: Unsere Software legt sich als Schicht über bestehende Systeme. Der Kunde muss nichts ersetzen, wir ergänzen, was fehlt.
Welche Rolle spielen KI und Automatisierung konkret in euren Lösungen und im Alltag eurer Kunden?
KI spielt eine zentrale Rolle, sowohl in der Entwicklung als auch in den Systemen der Kunden. Aber wir setzen sie bewusst ein: Sie bereitet vor, der Mensch entscheidet. Automatisierungen nehmen repetitive Aufgaben ab, KI liefert Analysen und Empfehlungen, die Ausführung liegt beim Mitarbeiter. In der direkten Kundenkommunikation unterstützen wir KI nur teilweise. Es gibt Aufgaben, die von Menschen erledigt werden sollten. Das ist für uns keine Einschränkung, sondern Haltung.
Mit welchen Herausforderungen seid ihr beim Aufbau dieser integrierten Systeme konfrontiert?
Die entscheidende Frage ist immer, ob eine Schreib und Leseschnittstelle verfügbar ist. In den meisten Fällen ist zumindest eine Leseschnittstelle vorhanden, wir können die bestehenden Daten auslesen, auch wenn wir nicht direkt ins System zurückschreiben können. Das ist dennoch ein enormer Fortschritt für die Kunden. Wir arbeiten pragmatisch mit dem, was vorhanden ist.
Wie entwickelt ihr eure Softwarelösungen weiter und welche Branchen stehen künftig im Fokus?
Wir beobachten, wo in einer Branche echte Probleme liegen, und bauen Systeme, die modular genug sind, um sich individuell anpassen zu lassen, für jeden Makler, Verwalter oder Investor anders. Ein Produkt ist nie abgeschlossen. Als nächste Branche sehen wir das Handwerk: administrativer Aufwand, Terminplanung, Kommunikation, vieles lässt sich dort automatisieren. Aber das Interesse muss vorhanden sein.
Welche nächsten Schritte plant ihr für Pencilrec?
Gibt es neue Produkte oder Entwicklungen in der Pipeline?
Es gibt immer etwas in der Pipeline. Aktuell bauen wir weitere Lösungen für unsere bestehenden Kunden, darunter Tools für Markenüberwachung und tiefere Research Funktionen. Ein Produkt ist für uns nie fertig, sondern wächst mit dem Kunden und den Möglichkeiten. Wir entwickeln iterativ und nah an der Praxis.
Welche drei Ratschläge würdest du anderen Gründern geben, die im Bereich Software und Automatisierung starten?
Erstens: Jede Dienstleistung muss einen messbaren Mehrwert haben, und der ist am Ende immer monetär. Wenn du das nicht klar benennen kannst, hast du ein Problem. Zweitens: Einfach machen. Man kommt nicht voran, wenn man nur redet. Der Schritt, den viele scheuen, ist der einzige, der zählt. Drittens: Der richtige Zeitpunkt ist jetzt. Es gibt keinen perfekten Moment, den gibt es nie. Wer wartet, wartet immer.
Bildrechte: © privat
Wir bedanken uns bei Philipp Gassen für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
