PrüfCheck ist eine Software, mit der kleine und mittelständische Betriebe Geräte, Prüfungen und Prüffristen zentral verwalten und dokumentieren können.
Können Sie PrüfCheck kurz vorstellen und erzählen, welches konkrete Problem Sie zur Entwicklung der Software gebracht hat?
PrüfCheck ist eine Software zur Verwaltung von Geräten, wiederkehrenden Prüfungen und Prüffristen. Die Idee war, eine einfache Lösung für kleine und mittelständische Betriebe zu entwickeln, die diese Themen heute noch mit Excel, Papier oder eigenen Erinnerungen organisieren. Je mehr Geräte und Standorte dazukommen, desto schwieriger wird es, den Überblick darüber zu behalten, was bereits geprüft wurde, was demnächst fällig ist und wo sich die entsprechende Dokumentation befindet. Ich wollte all das an einem Ort zusammenführen, ohne daraus ein kompliziertes System zu machen, das ein kleiner Betrieb erst wochenlang lernen muss.
Hinter PrüfCheck steht aktuell eine One-Man-Show. Was hat Sie dazu bewegt, Entwicklung, Website und Vertrieb zunächst komplett selbst zu übernehmen?
Am Anfang war es für mich am sinnvollsten, so viel wie möglich selbst zu machen. Dadurch habe ich die volle Kontrolle über das Produkt und kann Dinge schnell verändern, ohne lange Abstimmungen und hohe Kosten. Natürlich bedeutet das auch, dass ich an einem Tag an der Software arbeite, am nächsten an der Website und danach mit potenziellen Kunden spreche. Das ist nicht immer einfach, aber in dieser Phase hilft es mir sehr schnell zu lernen, was wirklich sinnvoll ist und was nicht.
Viele kleine und mittelständische Betriebe arbeiten bei Prüffristen noch mit Excel, Papier oder manuellen Erinnerungen. Warum hält sich diese Arbeitsweise so hartnäckig?
Weil sie bei einer kleinen Anzahl von Geräten oft tatsächlich gut funktioniert. Wenn ein Betrieb zehn oder zwanzig Geräte hat und eine Person genau weiß, wo sich was befindet, kann Excel völlig ausreichen. Das Problem entsteht meistens schrittweise, wenn die Zahl der Geräte wächst, verschiedene Standorte dazukommen, mehrere Prüfarten verwaltet werden müssen oder mehrere Personen mit den Daten arbeiten. Dann beginnt das, was vorher einfach war, immer mehr Zeit zu kosten und es wird leichter, etwas zu übersehen.
PrüfCheck soll Geräte, Prüfungen und anstehende Termine zentral zusammenführen. Welcher Teil des bisherigen Prozesses verursacht bei Ihren potenziellen Kunden den größten Aufwand?
Aus meiner Sicht ist häufig nicht die eigentliche Prüfung das größte Problem, sondern alles, was organisatorisch darum herum passiert. Man muss wissen, welches Gerät wann zuletzt geprüft wurde, wann der nächste Termin ansteht, wo sich das Gerät befindet und wo der passende Nachweis oder die Prüfhistorie zu finden ist. Bei einer größeren Anzahl von Geräten geht viel Zeit genau für das Suchen und Pflegen dieser Informationen verloren. PrüfCheck soll diesen administrativen Aufwand so weit wie möglich reduzieren.
Gerade kleinere Betriebe haben häufig wenig Zeit für die Einführung neuer Software. Wie einfach muss eine Lösung sein, damit sie im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird?
Für mich muss eine Lösung so einfach sein, dass der Nutzer keine lange Einführung oder besondere Schulung benötigt. Wenn jemand zuerst ein 50-seitiges Handbuch lesen muss, um ein Gerät anzulegen und eine Prüfung zu dokumentieren, ist das Ziel verfehlt. Deshalb ist mir wichtig, dass Nutzer schnell starten können. Wenn bereits eine Excel-Liste vorhanden ist, soll diese möglichst einfach in PrüfCheck übernommen werden können. Software sollte Zeit sparen und nicht zusätzliche Arbeit verursachen.
Der Markt bietet bereits unterschiedliche Möglichkeiten zur digitalen Verwaltung von Betriebsmitteln. Was soll PrüfCheck für kleine und mittelständische Unternehmen besonders machen?
Ich versuche nicht, das größte oder komplizierteste System am Markt zu bauen. Der Fokus von PrüfCheck liegt darauf, die wichtigsten Dinge möglichst einfach zu machen: Geräte, Prüfungen, Fristen, Erinnerungen und Dokumentation. Gerade bei kleineren Betrieben halte ich es für wichtig, dass eine Software nicht mit Funktionen überladen ist, die im Alltag gar nicht benötigt werden. Mein Ziel ist, dass ein Nutzer PrüfCheck öffnet und direkt versteht, was zu tun ist.
Sie befinden sich aktuell in der Phase, erste Unternehmen auf PrüfCheck aufmerksam zu machen. Was ist beim Gewinnen der ersten Kunden die größte Herausforderung?
Die größte Herausforderung ist, die richtige Person zu erreichen und sie überhaupt dazu zu bringen, sich ein paar Minuten Zeit für ein neues Produkt zu nehmen. Viele Betriebe haben bereits ihre eigene Arbeitsweise, die vielleicht nicht ideal ist, aber funktioniert und an die sie sich gewöhnt haben. Deshalb reicht es nicht zu sagen, dass es eine neue Software gibt. Ich muss zeigen, dass der Umstieg nicht kompliziert sein muss und PrüfCheck im Alltag tatsächlich Zeit sparen kann. Deshalb biete ich interessierten Unternehmen auch Unterstützung beim Onboarding und bei der Übernahme bestehender Daten an.
Als alleiniger Gründer müssen Sie gleichzeitig das Produkt entwickeln und verkaufen. Wie entscheiden Sie, welche Aufgabe gerade Vorrang hat?
Das ist etwas, das ich ständig dazulerne. Es ist leicht, in die Falle zu geraten und immer neue Funktionen entwickeln zu wollen, weil es natürlich immer noch etwas gibt, das man verbessern könnte. Momentan versuche ich Aufgaben den Vorrang zu geben, die den praktischen Nutzen von PrüfCheck erhöhen oder den Vertrieb und die Weiterentwicklung des Unternehmens voranbringen. Wenn eine Funktion interessant klingt, aber aktuell keinen klaren Mehrwert bringt, kann sie auch warten.
Feedback der ersten Nutzer kann für ein junges Softwareprodukt entscheidend sein. Wie stark soll dieses Feedback die weitere Entwicklung von PrüfCheck beeinflussen?
Sehr stark. Ich kann natürlich meine eigene Vorstellung davon haben, wie ein bestimmter Prozess funktionieren sollte. Aber jemand, der täglich mit Geräten und Prüfungen arbeitet, kann sehr schnell zeigen, wo etwas unnötig kompliziert ist oder noch etwas fehlt. Ich möchte nicht jeden einzelnen Wunsch sofort umsetzen. Wenn aber mehrere Nutzer auf dasselbe Problem stoßen, ist das für mich ein sehr klares Signal, dass ich mir diesen Bereich genauer ansehen sollte.
Ein One-Man-Startup stößt mit zunehmendem Wachstum irgendwann an Grenzen. Wann wäre für Sie der Zeitpunkt gekommen, ein Team aufzubauen?
Wenn die Zahl der Nutzer und der Arbeitsaufwand einen Punkt erreichen, an dem ich Produktentwicklung, Kundensupport und Vertrieb nicht mehr gleichzeitig in der gewünschten Qualität abdecken kann. Ich möchte kein Team aufbauen, nur um sagen zu können, dass das Unternehmen Mitarbeiter hat. Solange ich die Dinge sinnvoll und zuverlässig selbst steuern kann, ist das für mich in Ordnung. Wenn das Wachstum aber darunter leidet, dass eine Person nicht mehr alles abdecken kann, wäre der richtige Zeitpunkt für den nächsten Schritt gekommen.
Welche Vision verfolgen Sie mit PrüfCheck, und wo soll das Unternehmen in den kommenden Jahren stehen?
Ich möchte, dass PrüfCheck zu einer bekannten und einfachen Lösung für kleine und mittelständische Betriebe wird, die ihre Prüfverwaltung nicht mehr mit Excel und Papier organisieren möchten. Mein erstes Ziel ist nicht, möglichst schnell ein riesiges Unternehmen aufzubauen, sondern ein Produkt zu schaffen, das Betriebe wirklich nutzen und für das sie bereit sind zu bezahlen, weil es ein konkretes Problem löst. Wenn das in Deutschland funktioniert, möchte ich PrüfCheck langfristig auch im gesamten DACH-Raum weiter aufbauen.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die allein mit einer B2B-Softwareidee in den Markt starten möchten?
Erstens sollte man von Anfang an klar definieren, welches konkrete Problem das Produkt löst und für wen es gedacht ist. Zweitens sollte man im engen Austausch mit den Nutzern bleiben, denn erst in der tatsächlichen Anwendung zeigt sich, was ihnen wirklich wichtig ist. Und drittens sollte man Vertrieb und Marketing nicht unterschätzen. Man kann ein gutes Produkt haben, aber man muss auch einen Weg finden, die richtigen Menschen zu erreichen und ihnen zu zeigen, warum die eigene Lösung für sie hilfreich sein kann.
Bildrechte: privat / Tomislav Mikulić
Wir bedanken uns bei Tomislav Mikulić für das Interview
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