anny bietet eine Plattform für Buchungen und Ressourcen, mit der Organisationen Prozesse zentral verwalten und digitalisieren können
Wie entstand die Idee, eine Plattform zu entwickeln, mit der sich unterschiedlichste Ressourcen über ein zentrales System verwalten und buchen lassen?
Die Idee zu anny ist aus einem sehr konkreten Marktproblem entstanden: In vielen Organisationen bleiben Ressourcen ungenutzt oder werden unnötig kompliziert verwaltet. Das betrifft nicht nur Arbeitsplätze oder Meetingräume, sondern auch Seminarräume, Equipment, Termine, Kurse, Events oder Dienstleistungen.
Gleichzeitig haben wir gesehen, dass viele Buchungsprozesse zwar digital wirken, in der Praxis aber weiterhin stark von Excel-Listen, E-Mails, Telefonabsprachen und manueller Nacharbeit geprägt sind. Unser Ansatz war deshalb von Anfang an, nicht nur einen einzelnen Buchungsfall zu lösen, sondern eine Plattform zu entwickeln, mit der Organisationen alles buchbar machen können, was sie intern oder extern anbieten.
Welche Vision verfolgen Sie mit anny, und wie soll sich die Plattform in den kommenden Jahren weiterentwickeln?
Unsere Vision ist es, Buchungen und Ressourcenmanagement so einfach zu machen, dass Organisationen nicht mehr in Jahren, sondern in Monaten denken, wenn sie neue Prozesse aufsetzen oder bestehende Abläufe verbessern möchten. anny soll dabei nicht nur ein Buchungssystem sein, sondern die zentrale Infrastruktur, über die Verfügbarkeiten, Regeln, Genehmigungen, Zahlungen, Check-ins, Wartelisten, Kommunikation und Auswertungen zusammenlaufen.
KI wird dabei eine immer größere Rolle spielen. Wir sehen sie vor allem als neues Interface, das umfangreiche Software zugänglicher macht, die Einrichtung vereinfacht und Buchungen noch intuitiver durchführbar macht. Nach dem KI-Chat-Agenten und dem KI-Telefonassistenten ist der nächste Schritt ein Admin Copilot, der Organisationen bei der Einrichtung unterstützt und perspektivisch große Teile des Buchungsmanagements übernimmt.
An welche Zielgruppen richtet sich anny heute hauptsächlich, und welche Herausforderungen möchten Sie für diese Organisationen lösen?
anny richtet sich heute an Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Bildungseinrichtungen, Verwaltungen, Freizeit- und Sportanbieter, Coworking Spaces, Thermen, Eventanbieter und viele weitere Organisationen, die Ressourcen oder Angebote buchbar machen möchten. Bereits heute wird anny von über 1.000 Unternehmen genutzt.
Die Herausforderungen sind je nach Branche unterschiedlich, folgen aber oft demselben Muster: Ressourcen sollen besser ausgelastet werden, Buchungen müssen zuverlässig funktionieren, Teams sollen entlastet werden und Nutzer erwarten einfache digitale Prozesse. Gleichzeitig braucht jede Organisation eigene Regeln. Ein Arbeitsplatz wird anders gebucht als ein Beratungstermin, ein Kurs, ein Raum, ein Ticket oder ein Gerät. Genau diese Flexibilität möchten wir mit anny abbilden.
Was macht anny aus Ihrer Sicht besonders im Vergleich zu spezialisierten Einzelanwendungen für Raum-, Termin- oder Eventbuchungen?
Viele Einzellösungen funktionieren für einen bestimmten Anwendungsfall gut, stoßen aber schnell an Grenzen, sobald mehrere Buchungslogiken zusammenkommen. Dann entsteht ein Flickenteppich aus Tools: eines für Räume, eines für Termine, eines für Events, eines für Equipment und dazu oft noch manuelle Abstimmungen im Hintergrund.
anny ist anders gedacht. Unsere Plattform soll verschiedene Ressourcen und Buchungsprozesse in einem zentralen System zusammenführen. Organisationen können individuell festlegen, wer was zu welchen Bedingungen buchen darf. Dazu gehören zum Beispiel Verfügbarkeiten, Kontingente, Nutzergruppen, Genehmigungen, Zusatzleistungen, Zahlungen und Integrationen. Der Mehrwert liegt also nicht nur in der Digitalisierung eines einzelnen Prozesses, sondern in der zentralen Steuerung verschiedenster Buchungsmodelle.
Wie haben sich die Anforderungen von Unternehmen und Organisationen an digitale Buchungsprozesse in den vergangenen Jahren verändert?
Die Erwartungen sind deutlich gestiegen. Nutzer sind aus ihrem Alltag einfache digitale Buchungen gewohnt und erwarten diese Erfahrung inzwischen auch bei Unternehmen, Verwaltungen, Bildungseinrichtungen oder Freizeitanbietern.
Gleichzeitig sind die Anforderungen auf Organisationsseite komplexer geworden. Es reicht nicht mehr, einen Kalender online zu stellen. Unternehmen möchten Prozesse automatisieren, Ressourcen besser auslasten, No-Shows reduzieren, Zahlungen und Benachrichtigungen integrieren, Daten auswerten und verschiedene Kanäle miteinander verbinden. Hybrides Arbeiten, flexible Nutzungskonzepte und knappe personelle Ressourcen haben diesen Bedarf zusätzlich verstärkt.
Mit anny AI haben Sie kürzlich einen KI-Telefonassistenten vorgestellt. Welche Überlegungen standen hinter der Entwicklung dieser Lösung?
Der Telefonkanal ist in vielen Organisationen weiterhin ein zentraler Kontaktpunkt, wurde bei der Digitalisierung aber oft zu wenig berücksichtigt. Online-Buchungen sind zwar verfügbar, trotzdem rufen Kunden weiterhin an, fragen nach Verfügbarkeiten, möchten Termine ändern oder Buchungen vornehmen. Das betrifft externe Buchungen genauso wie interne Prozesse: Ein Kunde möchte zum Beispiel telefonisch einen Padelplatz buchen, während ein Mitarbeiter intern ein Firmenfahrzeug, einen Raum oder ein Gerät reservieren möchte. Wenn diese Anrufe nicht angenommen werden können, entstehen verpasste Buchungen, Rückruflisten und zusätzlicher Aufwand.
Mit anny AI wollten wir genau diesen Medienbruch schließen. Unser Ziel war kein klassischer Anrufbeantworter und auch kein einfacher Voicebot, sondern ein KI-Telefonassistent, der direkt mit dem Buchungssystem verbunden ist. Dadurch kann der Telefonkanal Teil des digitalen Buchungsprozesses werden und Verfügbarkeiten, Regeln und Buchungen in Echtzeit berücksichtigen.
Viele Betriebe kämpfen mit eingeschränkter Erreichbarkeit und personellen Ressourcen. Welchen konkreten Mehrwert bietet anny AI in diesem Zusammenhang?
anny AI kann Betriebe vor allem bei wiederkehrenden telefonischen Anfragen entlasten. Inzwischen wurde anny AI zudem um einen Chat ergänzt, der im Kern die gleichen Aufgaben übernimmt und Buchungen ebenfalls direkt im System anstoßen kann. Der Assistent kann Anrufe und Chat-Anfragen entgegennehmen, Fragen beantworten und Buchungen direkt im System erstellen, ändern oder stornieren. Wie greifbar dieser Mehrwert wird, zeigt zum Beispiel das Sportcentrum Nürnberg: Dort können Anfragen zu Verfügbarkeiten und Buchungen, etwa für Sportplätze oder Kurse, automatisiert aufgenommen und direkt in den Buchungsprozess überführt werden, statt später manuell nachbearbeitet werden zu müssen. Das reduziert manuelle Nacharbeit und sorgt dafür, dass Anfragen nicht liegen bleiben, nur weil gerade niemand ans Telefon gehen kann.
Das ist besonders relevant, weil 85 Prozent der Personen, die anrufen und niemanden erreichen, es nicht noch einmal versuchen. Der Mehrwert liegt in besserer Erreichbarkeit, weniger administrativem Aufwand und höherer Prozesssicherheit. Besonders für Organisationen mit vielen Anrufen, begrenztem Personal oder stark schwankender Nachfrage kann das entscheidend sein. Buchungen können auch außerhalb klassischer Öffnungszeiten oder bei parallelen Anrufen verarbeitet werden, ohne dass das Team jedes Anliegen manuell nachtragen muss.
Was unterscheidet anny AI von anderen telefonbasierten KI-Lösungen, die bereits am Markt verfügbar sind?
Der wichtigste Unterschied ist die direkte Verbindung zum Buchungssystem. Viele telefonbasierte KI-Lösungen nehmen Informationen auf, beantworten einfache Fragen oder erstellen Rückrufnotizen. anny AI ist dagegen operativ in den Buchungsprozess eingebunden. Der Assistent kann live auf Verfügbarkeiten, Öffnungszeiten, Buchungsregeln und bestehende Einstellungen zugreifen. Dadurch kann er nicht nur ein Gespräch führen, sondern konkrete Buchungsaktionen auslösen. Genau darin liegt der Unterschied: Es geht nicht nur um automatisierte Telefonie, sondern um die Verbindung von Gespräch, Daten und Buchung in einem System.
Welche Herausforderungen begegnen Ihnen bei der Entwicklung von KI-gestützten Buchungslösungen, die eigenständig handeln und Buchungen verwalten können?
Die größte Herausforderung ist Verlässlichkeit. Sobald eine KI nicht nur antwortet, sondern eigenständig Buchungen verwaltet, muss sie sehr präzise arbeiten. Sie muss Anfragen korrekt verstehen, Systemdaten richtig interpretieren und innerhalb klar definierter Regeln handeln. Dazu kommen Datenschutz, Transparenz und Kontrolle. Organisationen müssen nachvollziehen können, welche Buchung vorgenommen wurde, welche Informationen genutzt wurden und an welchen Stellen menschliche Kontrolle notwendig bleibt. Für uns ist deshalb entscheidend, KI nicht als Blackbox zu verstehen, sondern als kontrollierbare Erweiterung bestehender Prozesse.
Welche Rolle wird Künstliche Intelligenz künftig für die Weiterentwicklung von anny und digitalen Buchungsprozessen spielen?
KI wird Buchungsprozesse deutlich natürlicher und proaktiver machen. Heute funktionieren viele Systeme noch nach festen Eingabemasken. Nutzer wählen eine Ressource, einen Zeitpunkt und bestätigen die Buchung. Künftig können Systeme stärker unterstützen, passende Optionen vorschlagen, Anfragen automatisch strukturieren, Änderungen eigenständig vorbereiten und wiederkehrende Aufgaben übernehmen.
Für anny bedeutet das, dass KI nicht als isoliertes Zusatzfeature gedacht ist, sondern als Teil der Plattformlogik. Sie kann helfen, Buchungen über verschiedene Kanäle hinweg einfacher zu machen, Teams im Alltag zu entlasten und komplexe Prozesse für Nutzer verständlicher abzubilden. Entscheidend ist dabei immer, dass KI ein konkretes Problem löst und nicht nur Technologie um der Technologie willen eingesetzt wird.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründern geben, die mit Software- und KI-Lösungen etablierte Prozesse neu denken möchten?
Erstens: Das Problem muss wichtiger sein als die Technologie. Gerade bei KI besteht die Gefahr, sich zuerst von den technischen Möglichkeiten leiten zu lassen. Erfolgreiche Lösungen entstehen aber dort, wo ein echter Prozess spürbar einfacher, schneller oder zuverlässiger wird.
Zweitens: Man sollte die Realität der Kunden ernst nehmen. Viele etablierte Prozesse wirken von außen ineffizient, haben aber historisch gewachsene Gründe. Wer diese Gründe versteht, baut bessere Software.
Drittens: Automatisierung braucht Vertrauen. Wenn Software oder KI eigenständig handelt, müssen Nutzer verstehen, was passiert und wo sie Kontrolle behalten. Gute KI-Lösungen ersetzen nicht einfach bestehende Prozesse, sondern machen sie transparenter, zuverlässiger und skalierbarer.
Bildcredits anny
Wir bedanken uns bei Lucian Holtwiesche für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
