Online Konferenzen sind derzeit nicht mehr wegzudenken. Meistens finden die Teammeetings oder auch Kundengespräche im geschäftlichen Alltag online statt. Doch wie muss man sich hier verhalten, um einen möglichst guten Eindruck zu machen? David Rölleke ist Kommunikationsexperte und berät Geschäftsführer in genau solchen Angelegenheiten. Die meisten Fehler, die sich immer wieder einschleichen sind, eine mangelnde Vorbereitung, sodass das Meeting zwar bereits stattfindet, aber der Ton bei einzelnen Teilnehmern noch gar nicht funktioniert. Auch die Kleidung sowie der Hintergrund oder gar ein ständiges Dazwischenreden gehören in vielen Meetings zum Alltag.
Wie es besser geht und was man dabei unbedingt vermeiden sollte, verrät der Experte David Rölleke im nachfolgenden Gastbeitrag. Als erfolgreicher PR-Unternehmer weiß er genau, worauf es bei einem digitalen Auftritt ankommt.
Punkt Nr. 1: Essen vorher oder danach – nicht währenddessen
Online-Meetings verleiten dazu, sich ein paar kleine Snacks an die Seite zu stellen, um während der Teilnahme Langeweile oder den kleinen Hunger zu vertreiben. Da man es jedoch sieht, wenn jemand isst, ist Essen während dem Meeting ein absolutes No Go. Im schlimmsten Fall wird man direkt vom Chef angesprochen, nachdem man sich gerade einen Happen gegönnt hat – und verschluckt sich oder muss mit vollem Mund antworten. Es spricht nichts dagegen, vor oder nach dem Online-Meeting eine Mahlzeit einzunehmen. Aber eben nicht während einem laufenden “Treffen”, da man im echten Leben ja auch nicht mit der Chipstüte in den Versammlungsraum gehen würde.
Punkt Nr. 2: Zuhören und ausreden lassen
Wenn man die Gesprächsteilnehmer nicht live vor sich hat, neigt man dazu, ihnen schneller ins Wort zu fallen und die eigenen Gedanken äußern zu wollen. Doch auch bei Online-Meetings gehört es zum guten Ton, geduldig zuzuhören und die Kollegen ausreden zu lassen. Wer von vornherein weiß, dass ihm/ihr das nicht gelingt, kann sein Mikro provisorisch auf “stumm” stellen. Schöner ist es jedoch, wenn man Online-Meetings als Anlass nimmt, sich in aktivem Zuhören zu üben. Was ungemein dabei hilft: Wenn Zettel und Stift bereit liegen, um sich Notizen zu machen und so voll und ganz aufs (digitale) Gespräch zu konzentrieren.
Punkt Nr. 3: Kleider machen Leute
In diesem Punkt geht es um das eigene Erscheinungsbild, welches gepflegt und einem Meeting angemessen sein sollte. Der bequeme Pulli und die Strubbelfrisur am Morgen gilt es dabei zu verbannen! Jedes Meeting hat eine entsprechende Aufmachung verdient, so dass Bluse oder Hemd Pflicht sind. Zumindest obenrum, in den Bereichen, die die Kamera abbildet, verlangt die Kommunikations-Knigge ein gepflegtes Äußeres. Besser ist es, sich generell in Business-Kleidung zu kleiden, damit trotz Homeoffice das richtige Feeling aufkommt.
Punkt Nr. 4: Technik einsatzbereit machen
Oft verliert man bei Online-Meetings unnötig Zeit, weil etwas mit der Technik nicht stimmt und Teilnehmer dann warten müssen, bis alles passt. Das kann man vermeiden, indem man wirklich alle Einstellung vorher prüft und notfalls einen Testlauf fährt. Zum einen sorgt das anschließend für einen professionellen Auftritt und zum anderen verhindert es unnötig verpasste Redezeit. Auch können Besonderheiten vorher angekündigt werden (“Ihr seid zunächst auf stumm geschaltet. Wenn ihr etwas beitragen möchtet, hebt bitte die Hand”).
Punkt Nr. 5: Programmpunkte vorbereiten
Ein Meeting sollte immer eine gute Vorbereitung erhalten, um Mehrwert stiften zu können. Wer nur “meetet”, um sein schlechtes Gewissen zu beruhigen, oder sich Improvisation der Teilnehmer erhofft, sollte besser kein Online-Meeting ansetzen. Würde man im echten Leben im Konferenz-Saal ja auch nicht tun! Es gilt, die eigene Zeit und die der Teilnehmer sinnvoll zu nutzen und nicht zu verschwenden. Eine entsprechende Vorbereitung sorgt für den nötigen inhaltlichen Input und lässt sich vor der Kamera sogar noch besser verwerten, weil es gar nicht so sehr auffällt, wenn man von Notizen abliest, die neben einem liegen.
Punkt Nr. 6: Pausen einbauen
Insbesondere längere Meetings funktionieren besser, wenn Pausen eingebaut sind und alle Teilnehmer zwischendurch auf Toilette, rauchen oder etwas trinken gehen können. Nur, weil sie online stattfinden, heißt das nicht, dass natürliche Bedürfnisse unterdrückt werden sollten oder die Aufmerksamkeitsspanne automatisch länger ist. Im Gegenteil: Viele Mitarbeiter finden Online-Meetings ermüdender als Live-Meetings, weil die persönliche Interaktion fehlt. Daher gilt es, sie gezielt aufzulockern und angenehm zu gestalten.
Ein Fazit
An den Tipps unseres Experten David Rölleke sieht man, dass es auch bei Online-Meetings einen gewissen Verhaltenskodex gibt, den man gemeinschaftlich respektieren sollte. Eine gute technische sowie inhaltliche Vorbereitung und ein sauberes, optisches Auftreten sorgen für den passenden Rahmen. Aktives Zuhören, angemessene Pausen und sinnvolle Beiträge runden die Kommunikations-Knigge rund um Online-Meetings ab.
Autor
David Rölleke, ein langjähriger Mitarbeiter aus hochrangiger TV- und Printmedienwelt, weiß wie die Medienlandschaft tickt. Er baute zwei erfolgreiche PR Unternehmen auf und spezialisierte sich stark auf den Bereich Guerilla Marketing.
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
