Heutzutage sind viele Menschen der Meinung, dass der Umzug eines kompletten Unternehmens sowohl aufwendig als auch teuer sein müsste. Die gute Nachricht ist, dass es sich hierbei um ein Vorurteil handelt. Es gibt viele Möglichkeiten, einen Unternehmensumzug so angenehm wie möglich zu gestalten. Wie so oft ist es selbstverständlich wichtig, sich möglichst lange im Vorfeld über seine zur Verfügung stehenden Optionen zu informieren.
Mittlerweile gibt es zahlreiche Dienstleister, die sich auf die Bedürfnisse von kleinen und großen Unternehmen, die ihren Standort wechseln möchten, fokussiert haben. Wer sich hier für ein Umzugsunternehmen entscheidet, dass im Laufe der letzten Jahre viele Erfahrungen mit Projekten dieser Art sammeln konnte, ist definitiv im Vorteil. Es gibt jedoch noch weitere Punkte, die mit Hinblick auf den Standortwechsel beachtet werden sollten.
Die folgenden Abschnitte zeigen auf, wie einfach es möglich ist, mit einem kompletten Betrieb von A nach B zu wechseln.
Große Möbelstücke und Gegenstände einfach einlagern
Sogar vergleichsweise große Unternehmen kennen das Problem: Irgendwann ist der zur Verfügung stehende Stauraum aufgebraucht. Vor allem im Zusammenhang mit einem Umzug zeigt sich häufig, wie viele Möbelstücke, Gerätschaften und Maschinen in einem Unternehmen vorhanden sind.
Diese müssen oft so lange eingelagert werden, bis sie an der neuen Wirkungsstätte genutzt werden können. Auf storemore.com haben Unternehmen die Möglichkeit, Lagerraum für einen bestimmten Zeitraum zu mieten. Sie profitieren hier von unterschiedlichen Vorteilen, wie zum Beispiel, einem hohen Maß an Flexibilität, einem 24/7 Zugang und einer Buchung über die Smartphone-App.
Angemieteter Lagerraum trägt das Potenzial in sich, einen möglichst stressfreien Umzug zu gewährleisten.
Wichtige Termine im Vorfeld ankündigen
Um sicherzustellen, dass sich auch wirklich alle Mitarbeiter optimal auf den Unternehmensumzug vorbereiten können, ist es wichtig, transparent zu bleiben. Steht fest, wann beispielsweise eine bestimmte Abteilung geräumt sein muss, sollte dies offen, zum Beispiel mithilfe einer Sammelmail an alle, kommuniziert werden. Um auf Nummer Sicher zu gehen und zu gewährleisten, dass die betreffende Information auch in jedem Fall bei allen angekommen ist, ist es sinnvoll, um eine Bestätigung zu bitten. Alternativ kann der Umzug auch als Termin mit der Bitte um Zusage versendet werden.
Am besten ist es, je nach Arbeitsbereich, den Mitarbeitern mehrere Tage Zeit zu geben, damit diese im Zusammenhang mit dem Unternehmensumzug nicht mit mehr Stress als nötig konfrontiert werden. Auch das Anmieten eines Co-Working-Spaces kann zwischenzeitlich dazu beitragen, alles ein wenig zu entzerren, bis „die echten Arbeitsplätze“, wieder in den neuen Räumlichkeiten zur Verfügung stehen.
Vorbereiten, motivieren und einen Blick in die Zukunft wagen
So aufregend ein Umzug auch ist: Häufig zeigt sich nach mehreren Tagen oder Wochen, dass die Motivation sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei der Geschäftsführung auf der Strecke bleibt. Um dies zu verhindern, ist es ratsam, immer wieder einen Ausblick in die Zukunft zu wagen.
Fragen wie „Wie werden die neuen Büroräume aussehen?“ und „Welche Modernisierungsmaßnahmen sind geplant?“ können dabei helfen, die Vorfreude aller noch ein wenig zu steigern. Im Idealfall liegen vielleicht sogar schon Fotos der neuen Räumlichkeiten vor, sodass sich jeder seinen neuen Arbeitsplatz noch ein wenig besser vorstellen kann.
Den Umzug zum Ausmisten nutzen
Ein Unternehmensumzug und ein privater Umzug haben vieles gemeinsam. Auch im gewerblichen Umfeld geht es darum, sich an den Fortschritt anzupassen und gegebenenfalls an eine größere Fläche anzupassen. Dennoch kann es sinnvoll sein, einen anstehenden Umzug zum Ausmisten zu nutzen und sich auf diese Weise von etwaigen Altlasten zu befreien.
Vielleicht bietet sich zum Neustart auch ein überarbeitetes Ordnungssystem an? Wer innerhalb einer Abteilung in einem neuen Gebäude die Weichen neu stellen kann, kann oft alte Fehler ausmerzen und seine Arbeit optimieren.
Selbstverständlich ist es wichtig, in diesem Zusammenhang auf gesetzliche Vorgaben zu achten. Allein schon aus buchhalterischer Sicht ist es beispielsweise wichtig, verschiedene Dokumente über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufzubewahren. Es gibt allerdings in jedem Unternehmen sicherlich auch Papiere, die keiner Aufbewahrungsfrist unterliegen und möglicherweise schon lange hätten entsorgt werden können.
Titelbild/ Bildquelle: Bild von Mohamed Hassan für pixabay
Autor Conny Wilhelm
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