Baubeweis erleichtert die Dokumentation auf der Baustelle und soll Handwerker dabei unterstützen, Informationen schnell und direkt während der Arbeit festzuhalten.
Können Sie Baubeweis kurz vorstellen und erzählen, wie die Idee für die digitale Baustellendokumentation entstanden ist?
Baubeweis ist eine einfache Lösung für Baustellendokumentation im Handwerk. Der Grundgedanke ist ziemlich simpel: Foto aufnehmen, kurz sprechen, fertig. Aus den Informationen entsteht ein strukturierter Baustelleneintrag, mit dem der Betrieb weiterarbeiten kann.
Die Idee ist entstanden, weil ich gesehen habe, wie viel Zeit nach Feierabend noch für Dinge draufgeht, die eigentlich längst auf der Baustelle passiert sind. Fotos zusammensuchen, überlegen, was genau besprochen wurde, Zusatzleistungen rekonstruieren, Berichte schreiben.
Gleichzeitig gibt es bereits sehr mächtige Softwarelösungen. Viele davon können unglaublich viel. Aber genau da habe ich angefangen, anders darüber nachzudenken.
Ich glaube an den Werkzeugkoffer statt das Schweizer Taschenmesser.
Wenn ich ein Loch bohren will, brauche ich einen guten Bohrer. Kein Werkzeug, das gleichzeitig bohrt, streicht, meine Buchhaltung macht und noch zwanzig andere Dinge kann.
Genau so sehe ich Software.
Und für mich steht und fällt Digitalisierung auf der Baustelle mit einer Sache: Nehmen die Mitarbeiter draußen das Werkzeug wirklich an?
Wenn die Software ihren Arbeitsablauf gravierend stört, sie erstmal geschult werden müssen oder das Gefühl entsteht, dass sie damit kontrolliert werden sollen, habe ich meiner Meinung nach schon verloren.
Deshalb kam für mich die entscheidende Frage:
Wie wenig Zusatzaufwand muss ich einem Handwerker zumuten, damit am Ende trotzdem alles Wichtige dokumentiert ist?
Die Antwort darauf wurde Baubeweis.
Foto. Sprechen. Fertig.
Wer steht hinter Baubeweis, und welche Erfahrungen haben Sie in die Entwicklung der Lösung eingebracht?
Hinter Baubeweis stehe zunächst einmal ich, Matthias Pötschke.
Ich komme nicht aus einer klassischen Software-Startup-Blase. Während Schule und Studium habe ich selbst auf Baustellen bei einem Fliesenleger gearbeitet und dadurch früh gesehen, wie anders Prozesse draußen funktionieren als am Schreibtisch.
Beruflich arbeite ich heute bei einem der weltweit führenden Landmaschinenhersteller im Umfeld von Finanz- und Softwarelösungen. Dort erlebe ich die andere Seite: komplexe Systeme, Prozesse und die Frage, wie man Technik so übersetzt, dass sie für den Anwender tatsächlich einen Nutzen hat.
Bei Baubeweis treffen diese beiden Erfahrungen ziemlich direkt aufeinander.
Ich kenne die Baustelle zumindest gut genug, um zu wissen, dass eine Lösung dort nicht deshalb funktioniert, weil sie technisch beeindruckend ist. Sie funktioniert dann, wenn der Mitarbeiter sie schnell versteht, akzeptiert und sie seinen Arbeitsablauf nicht unnötig stört.
Mein Grundsatz ist deshalb:
Die Komplexität darf im System stecken. Aber sie darf nicht beim Handwerker draußen landen.
Welche Probleme bei der Dokumentation auf Baustellen möchten Sie mit Baubeweis konkret lösen?
Vor allem das doppelte Arbeiten.
Auf der Baustelle passiert etwas. Jemand macht vielleicht ein Foto. Eine Absprache wird getroffen. Es entsteht Zusatzaufwand. Am Abend oder sogar Tage später versucht jemand, daraus wieder einen vollständigen Vorgang zu machen.
Dann beginnt die Sucherei.
Welches Foto gehörte dazu? Wer war dabei? Was wurde genau gesagt? Warum wurde etwas anders ausgeführt? WhatsApp-Videos werden angeschaut, pausiert, daraus Screenshots gemacht und das, was dort gesagt wurde, nochmal abgetippt.
Genau diese zweite Arbeit möchte ich vermeiden.
Ich möchte, dass Informationen direkt dort entstehen, wo auch die Arbeit passiert.
Was draußen passiert, sollte möglichst auch draußen erledigt sein.
Mein größtes Ziel ist aber noch etwas anderes:
Ich möchte den Leuten, die abends nach der Baustelle ihre zweite Schicht anfangen, ein Stück Feierabend zurückgeben.
Wenn das am Ende 20 oder 30 Minuten am Tag sind, die jemand früher bei seiner Familie ist oder sich mit Freunden zum Spiel treffen kann, ohne die erste Halbzeit zu verpassen, dann haben wir etwas richtig gemacht.
Für mich ist Zeitersparnis deshalb nicht nur eine Zahl. Sie ist Lebenszeit.
Foto aufnehmen und die Situation per Sprache erklären. Warum war Ihnen eine möglichst einfache Bedienung besonders wichtig?
Weil der Handwerker nicht auf der Baustelle ist, um Software zu bedienen.
Das klingt banal, wird bei Software aber erstaunlich oft vergessen.
Der Mitarbeiter hat Werkzeug in der Hand, arbeitet unter Zeitdruck und soll seinen eigentlichen Ablauf möglichst nicht unterbrechen.
Deshalb habe ich mich nicht gefragt:
„Welche Funktionen können wir noch einbauen?“
Sondern:
„Was kann ich alles weglassen, um Zeit zu sparen und trotzdem genug Informationen zu erfassen?“
Foto aufnehmen. Kurz sagen, was passiert ist. Fertig.
Was danach technisch im Hintergrund passiert, kann durchaus komplex sein. Aber das ist mein Problem.
Nicht das des Handwerkers.
Ich möchte nicht, dass der Handwerker für unsere Software arbeitet.
Unsere Software soll für den Handwerker arbeiten.
Baubeweis richtet sich gezielt an Handwerksbetriebe. Welche Anforderungen dieser Zielgruppe werden von bestehenden digitalen Lösungen aus Ihrer Sicht noch nicht ausreichend erfüllt?
Ich habe meine Sicht darauf ja schon beschrieben: Ich glaube eher an fokussierte Werkzeuge als an die eierlegende Wollmilchsau.
Für mich ist deshalb weniger entscheidend, wie viele Funktionen eine Software hat, sondern wie gut sie in den echten Arbeitsalltag eines Handwerksbetriebs passt.
Draußen gelten andere Bedingungen als am Schreibtisch. Zeitdruck, Lärm, Handschuhe, wechselnde Baustellen, teilweise schlechtes Netz und vor allem Mitarbeiter, die ihre eigentliche Arbeit machen wollen.
Eine Lösung muss sich daran anpassen.
Sie muss schnell funktionieren, darf den Arbeitsablauf nicht unnötig unterbrechen und sollte dem Mitarbeiter nicht das Gefühl geben, dass Digitalisierung vor allem mehr Kontrolle bedeutet.
Wenn die Leute draußen das Werkzeug nicht annehmen, kann die Software im Büro noch so gut aussehen. Dann funktioniert die Digitalisierung am Ende trotzdem nicht.
Genau da sehe ich noch viel Potenzial: nicht unbedingt noch mehr Funktionen, sondern Lösungen, die konsequenter aus der Realität der Menschen gebaut werden, die sie jeden Tag benutzen.
Zusatzleistungen führen auf Baustellen häufig zu späteren Diskussionen. Wie hilft Baubeweis dabei, solche Leistungen nachvollziehbar festzuhalten und abzurechnen?
Der wichtigste Punkt ist für mich, dass die Zusatzleistung direkt festgehalten wird, wenn sie entsteht oder besprochen wird.
Wenn der Kunde zum Beispiel zusätzliche Arbeiten möchte, kann der Mitarbeiter einfach kurz einsprechen, was gewünscht ist. Wenn es sinnvoll ist, kann er zusätzlich ein Foto machen. Aber er muss natürlich nichts fotografieren, was noch gar nicht ausgeführt wurde.
Der Chef bekommt die Information direkt und kann anschließend eine Freigabe durch den Kunden anfordern. Dabei ist es egal, ob der Kunde gerade vor Ort ist oder die Anfrage später über einen Link bestätigt.
Damit muss der Betrieb nicht Tage später aus Erinnerung, WhatsApp-Nachrichten und einzelnen Fotos zusammensuchen, was eigentlich besprochen oder zusätzlich beauftragt wurde.
Und wir gehen bewusst noch einen Schritt weiter: Die erfassten Zusatzleistungen können für die spätere Abrechnung vorbereitet und exportiert werden.
Baubeweis ersetzt damit keine vollständige kaufmännische Abrechnungslösung. Aber die Informationen, die dafür gebraucht werden, liegen bereits strukturiert vor und müssen nicht erst wieder zusammengesucht werden.
Mein Grundsatz ist:
Nicht später erinnern. Direkt festhalten.
Was unterscheidet Baubeweis von einem klassischen digitalen Bautagebuch oder der Dokumentation über Fotos und Messenger?
Ein Foto allein ist erstmal nur ein Foto.
Und Messenger lösen das Problem meiner Meinung nach auch nur teilweise. Dann liegt die Information zwar digital vor, aber irgendwo zwischen privaten Bildern, Gruppenchats und fünfzig anderen Nachrichten.
Baubeweis ist davon komplett losgelöst.
Die Baustellendokumentation landet nicht in der privaten Fotogalerie und nicht zwischen normalen Messenger-Chats, sondern direkt im richtigen Projekt und im richtigen Baustellenkontext.
Dort gehören Foto, Beschreibung und weitere Informationen zusammen.
Und genau da geht Baubeweis für mich über ein klassisches digitales Bautagebuch hinaus.
Je nachdem, was der Betrieb benötigt, werden aus diesen Informationen Berichte automatisch erstellt und können direkt im richtigen Ordner in Google Drive landen, wo sie weiterverarbeitet werden.
Im Idealfall passiert das, während derjenige längst im Auto auf dem Heimweg sitzt.
Ohne dass er sich abends nochmal hinsetzen und irgendetwas zusammensuchen muss.
Der Unterschied ist deshalb für mich nicht einfach nur „digital statt analog“.
Es geht darum, aus einzelnen Baustelleninformationen einen durchgängigen Prozess zu machen.
Erfassen, strukturieren, Bericht erstellen, ablegen, weiterarbeiten.
Der Handwerker draußen soll möglichst wenig eingeben müssen, und der Chef drinnen möglichst wenig nacharbeiten.
Verlässliche Nachweise sind auf Baustellen entscheidend. Wie stellen Sie sicher, dass dokumentierte Informationen später nachvollziehbar bleiben?
Bei dem Thema bin ich bewusst vorsichtig.
Ich verwende zum Beispiel nicht den Begriff „rechtssicher“. Wer verspricht, mit seiner Software sei etwas zu hundert Prozent rechtssicher, lehnt sich nach meinem Empfinden ziemlich weit aus dem Fenster.
Eine hundertprozentige Rechtssicherheit kann meiner Meinung nach niemand seriös garantieren.
Vielleicht mache ich es mir damit im Marketing sogar etwas schwerer. „Rechtssicher“ klingt natürlich gut und ist wahrscheinlich für viele ein Kaufargument.
Aber ich bin lieber ehrlich.
Ich kann niemandem versprechen, dass es nie Streit gibt oder dass ein Eintrag automatisch entscheidet, wer Recht bekommt.
Mein Anspruch ist ein anderer: Die Situation möglichst genau dann festzuhalten, wenn sie entsteht, und nicht erst abends oder Tage später aus der Erinnerung heraus.
Bei Baubeweis entsteht die Dokumentation direkt auf der Baustelle. Fotos werden direkt in Baubeweis aufgenommen. Es können nicht einfach irgendwelche Bilder aus der privaten Galerie hochgeladen werden, die vielleicht schon mehrere Tage alt sind und bei denen später niemand mehr genau weiß, wann und in welchem Zusammenhang sie entstanden sind.
Die Dokumentation entsteht live.
Foto, Zeitpunkt, Beschreibung und Baustellenbezug gehören direkt zusammen. Auch Vorschäden können so unmittelbar dokumentiert werden, bevor später überhaupt die Frage entsteht, wann ein Schaden vorhanden war oder entstanden ist.
Wenn der Chef es für sinnvoll hält, kann er zusätzlich eine Bestätigung durch den Kunden anfordern, ähnlich wie bei Zusatzleistungen. Ob er das möchte, entscheidet der Betrieb selbst.
Und auch danach ist die Nachvollziehbarkeit wichtig: Ein abgeschlossener Eintrag kann nicht einfach nachträglich verändert oder gelöscht werden.
Damit steht später im Zweifel nicht nur die Erinnerung des einen gegen die Erinnerung des anderen. Es gibt einen direkt auf der Baustelle entstandenen Eintrag mit Zeitpunkt, Baustellenbezug, Beschreibung und gegebenenfalls Foto oder Kundenbestätigung.
Mein Anspruch ist, aus einem möglichen „Aussage gegen Aussage“ eine möglichst gut nachvollziehbar dokumentierte Situation zu machen.
Nicht später rekonstruieren, was vielleicht gewesen ist.
Sondern direkt festhalten, was in diesem Moment auf der Baustelle passiert ist.
Viele Handwerker möchten möglichst wenig Zeit mit Büroarbeit verbringen. Wie überzeugen Sie Betriebe davon, einen weiteren digitalen Prozess in ihren Arbeitsalltag zu integrieren?
Indem es sich möglichst nicht wie ein weiterer digitaler Prozess anfühlt.
Wenn ich einem Handwerker sage:
„Du hast jetzt noch eine App, hier sind zwölf Menüs und nächste Woche machen wir erstmal eine Schulung“,
dann habe ich das Problem wahrscheinlich nur verlagert.
Baubeweis soll nicht noch eine zusätzliche Aufgabe schaffen. Es soll Arbeit ersetzen, die heute sowieso gemacht werden muss. Nur schneller und im besten Fall ganz ohne zusätzliches Zutun.
Der Mitarbeiter hält die Information direkt auf der Baustelle fest, spricht kurz ein, was passiert ist, und arbeitet weiter.
Und das spart nicht nur dem Chef später Zeit.
Auch für den Mitarbeiter draußen kann schlechte oder unvollständige Dokumentation zusätzliche Arbeit bedeuten. Wenn der Chef abends noch Rückfragen hat, weil der Rundgang nicht vollständig verständlich war oder wichtige Infos fehlen, muss der Mitarbeiter wieder ans Handy, Dinge erklären oder nochmal nachdenken, was genau passiert ist.
Genau diese Schleifen möchte ich vermeiden.
Wenn Informationen direkt verständlich und vollständig genug erfasst werden, haben am Ende beide Seiten weniger Arbeit: der Handwerker draußen und der Chef im Büro.
Digitalisierung darf Papierkram nicht einfach digital machen.
Sie muss Arbeit verschwinden lassen.
Welche Rückmeldungen aus dem Handwerk beeinflussen die Weiterentwicklung von Baubeweis besonders?
Am wertvollsten ist für mich Feedback aus der echten Nutzung.
Ich bin Fußballer und habe selbst auf Baustellen gearbeitet. Ich arbeite am besten mit Leuten, die roh, direkt und ehrlich sagen, was Sache ist. Ohne Umwege.
Also nicht:
„Theoretisch wäre Funktion XY noch ganz interessant.“
Sondern eher:
„Der Prozess geht mir auf den Sack. Das muss einfacher gehen.“
Oder:
„Hier verliere ich jedes Mal Zeit.“
„Warum muss ich das zweimal machen?“
„Da muss ich einmal zu viel drücken.“
„Das versteht draußen keiner.“
Oder eben auch:
„Genau das erspart mir heute Abend Arbeit.“
Mit genau so einem Feedback kann ich arbeiten.
Ich will Baubeweis nicht am Schreibtisch perfektionieren und anschließend erklären, dass die Nutzer sich daran gewöhnen müssen.
Wenn ein Prozess draußen nicht funktioniert, müssen wir ihn besser machen.
Nicht der Handwerker.
Das ist eigentlich genau die Art von Rückmeldung, die ich mir wünsche: klar, direkt, ehrlich. Dann weiß ich, wo wir ranmüssen.
Welche Vision verfolgen Sie mit Baubeweis, und welche weiteren Entwicklungsschritte planen Sie für die Plattform?
Baubeweis soll vor allem eines bleiben: fokussiert und simpel.
Ich möchte daraus nicht irgendwann ein riesiges System machen, nur weil man technisch noch zwanzig weitere Funktionen hineinbauen könnte.
Natürlich werden wir Baubeweis weiter verbessern und gemeinsam mit den Betrieben schauen, wo noch unnötige Arbeit verschwinden kann.
Die größere Vision dahinter geht für mich aber über Baubeweis hinaus.
Ich glaube wie gesagt an einen Werkzeugkoffer aus einfachen, spezialisierten Werkzeugen, die jeweils einen echten Arbeitsprozess richtig lösen und dort zusammenspielen können, wo es sinnvoll ist.
Und jeder Betrieb nimmt sich aus diesem Werkzeugkoffer genau das, was zu ihm passt.
Nicht mehr. Nicht weniger.
Ich halte wenig davon, Software künstlich über Tarife zu deckeln und dem Nutzer trotzdem permanent alle Funktionen und Menüs zu zeigen, von denen er die Hälfte gar nicht verwenden kann.
Wenn ein Betrieb ein Werkzeug nicht braucht, dann muss es ihm auch nicht ständig im Weg stehen.
Einfach heißt für mich nicht, dass im Hintergrund wenig passiert. Einfach heißt, dass der Nutzer nur das sieht und benutzt, was er wirklich braucht.
Baubeweis ist für mich das erste Werkzeug nach diesem Prinzip.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die eine digitale Lösung für eine traditionelle Branche entwickeln möchten?
Erstens: Geh dahin, wo die Arbeit wirklich passiert.
Nicht nur am Schreibtisch überlegen, wie ein Prozess theoretisch aussehen könnte. Schau dir an, wie die Menschen tatsächlich arbeiten. Wo verlieren sie Zeit? Was nervt sie? Wo wird improvisiert?
Zweitens: Verlieb dich ins Problem, nicht in deine Funktionen.
Nur weil du etwas technisch bauen kannst, heißt das noch lange nicht, dass der Nutzer es braucht.
Manchmal ist die beste neue Funktion die, die du gar nicht einbaust.
Und drittens: Mach es dem Nutzer nicht schwerer, nur weil es für dich technisch einfacher ist.
Die Komplexität darf hinten liegen.
Vorne muss das Werkzeug funktionieren.
Gerade in traditionellen Branchen gewinnt meiner Meinung nach nicht unbedingt die Lösung mit den meisten Funktionen.
Es gewinnt die, die sich am besten in die echte Arbeit einfügt und den Menschen möglichst wenig im Weg steht.
Fotocredits: Baubeweis
Wir bedanken uns bei Matthias Pötschke für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
