malma.ai entwickelt KI für Telefonie und automatisiert Kundenkommunikation mit skalierbaren Lösungen
Wie ist malma.ai entstanden und wer sind die Köpfe hinter dem Unternehmen?
Wir sind ein Team aus drei Gründern und beschäftigen uns seit 2021 intensiv mit dem Thema Telefon-KI. Angefangen haben wir damals ganz klassisch im Dienstleistungsgeschäft. Über die Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir sehr schnell gemerkt, wo die echten Herausforderungen in der Praxis liegen – und genau daraus sind nach und nach konkrete Use Cases entstanden. Diese Lösungen haben wir nicht nur theoretisch gedacht, sondern direkt im Markt umgesetzt, getestet und weiterentwickelt. Parallel dazu ist Schritt für Schritt eine umfassende Plattform entstanden, in der wir all diese Erfahrungen bündeln. So ist schließlich im Jahr 2025 malma.ai entstanden – als Ergebnis aus mehreren Jahren echter Marktarbeit und validierten Anwendungen.
Was war der entscheidende Moment, der euch gezeigt hat, dass KI-gestützte Telefonagenten ein relevantes Problem lösen?
Am Anfang stand für uns die zentrale Frage: Wie lässt sich künstliche Intelligenz überhaupt sinnvoll mit Telefonie verbinden? Gerade 2021 war das technisch alles andere als trivial, weil es schlichtweg noch keine ausgereiften Lösungen am Markt gab. Viele der Technologien, die heute selbstverständlich erscheinen, steckten damals noch in den Kinderschuhen. Genau da haben wir angesetzt. Wir haben früh erkannt, welches Potenzial darin steckt, und haben angefangen, eigene Ansätze zu entwickeln und zu testen. Rückblickend kann man sagen: Wir haben in diesem Bereich von Anfang an echte Pionierarbeit geleistet.
Welche Vision verfolgt malma.ai im Bereich automatisierter Telefonie und Kundenkommunikation?
Unsere Vision ist es, die Prozesse und Use Cases, die wir über die letzten Jahre gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt und optimiert haben, für eine breite Masse zugänglich zu machen. Wir haben in einem halben Jahrzehnt extrem viel Erfahrung gesammelt – in Vertrieb, HR, Kundenservice und vielen weiteren Bereichen. Dieses Wissen soll nicht nur einzelnen Unternehmen vorbehalten bleiben, sondern für jeden nutzbar sein. Das bedeutet konkret: Wir wollen Unternehmen dabei helfen, ihre vertrieblichen und operativen Herausforderungen effizient zu lösen; unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder eine große Organisation handelt.
Wie stellt ihr sicher, dass eure KI-Telefonagenten natürlich wirken und von Nutzern akzeptiert werden?
Unsere Systeme entstehen nicht im Labor, sondern direkt im echten Einsatz. Alles, was wir bauen, basiert auf realen Gesprächen, echten Kundenanforderungen und kontinuierlichem Feedback aus dem Markt. Dadurch entwickeln sich unsere Lösungen iterativ weiter und werden Schritt für Schritt natürlicher und besser. Genau dieser praxisnahe Ansatz sorgt dafür, dass unsere KI nicht wie ein theoretisches Produkt wirkt, sondern wie eine echte Unterstützung im Alltag.
Welche Zielgruppen sprecht ihr konkret an und welche Herausforderungen dieser Unternehmen löst malma.ai besonders gut?
Unsere Zielgruppe ist im Grunde jedes Unternehmen, das telefonische Prozesse hat – egal ob Einzelunternehmer, Mittelständler oder Großkonzern. Wir lösen vor allem Herausforderungen wie schlechte oder eingeschränkte Erreichbarkeit, langsame oder ineffiziente Leadbearbeitung sowie fehlende Zeit für wichtige, aber oft liegenbleibende Prozesse (beispielsweise beim Nachtelefonieren von Angeboten oder Bestandskundenpflege). Sowohl im Vertrieb als auch im operativen Alltag sorgen wir dafür, dass genau diese Prozesse zuverlässig und schnell abgedeckt werden.
Was unterscheidet malma.ai von klassischen Callcenter-Lösungen oder anderen KI-Tools im Markt?
Der größte Unterschied ist unser Ursprung. Unsere Plattform ist nicht aus einer reinen Idee oder einem Funding heraus entstanden, sondern aus echten Kundenprojekten. Alles, was wir heute anbieten, wurde vorher im Markt getestet und validiert. Zusätzlich kombinieren wir zwei Welten: Zum einen bieten wir eine skalierbare SaaS-Lösung, die jeder eigenständig nutzen kann. Zum anderen begleiten wir weiterhin ausgewählte Kunden aktiv im Rahmen unserer Dienstleistung und bauen individuelle Systeme. Im Vergleich zu klassischen Callcentern bietet unsere KI klare Vorteile:
• konstant hohe Gesprächsqualität
• jederzeit verfügbar (auch abends oder am Wochenende)
• extrem schnelle Reaktionszeiten
• hohe Skalierbarkeit ohne Engpässe
Welche technologischen oder operativen Hürden begegnen euch aktuell und wie geht ihr damit um?
Die größte Herausforderung lag im Anfang: Es gab keine bestehenden Standards oder Lösungen, auf die man aufbauen konnte. Deshalb haben wir vieles selbst entwickelt, getestet und iterativ verbessert. Genau dieser Prozess hat uns aber auch den entscheidenden Vorteil gegeben, heute wirklich zu verstehen, was funktioniert und was nicht.
Wie integriert sich eure Lösung in bestehende Systeme wie CRM oder Vertriebstools?
Unsere Lösung lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Viele wichtige Anbindungen – insbesondere für Vertriebs- und Leadprozesse – sind bereits vorbereitet. Gleichzeitig bieten wir genug Flexibilität für Unternehmen oder Entwickler, die eigene Automationen und Workflows aufbauen möchten. Damit passt sich unsere Plattform an bestehende Prozesse an – und nicht umgekehrt.
Welche Rolle spielt Vertrauen, gerade wenn KI eigenständig mit Kunden telefoniert?
Vertrauen entsteht bei uns nicht durch Versprechen, sondern durch Ergebnisse. Unsere Kunden sehen sehr schnell, welchen Mehrwert die Systeme liefern, sei es durch Zeitersparnis, bessere Erreichbarkeit oder effizientere Prozesse. Genau diese Ergebnisse sorgen dafür, dass Unternehmen bereit sind, KI auch in der direkten Kommunikation mit ihren Kunden einzusetzen.
Wohin entwickelt sich malma.ai in den nächsten Jahren und welche neuen Funktionen oder Märkte sind geplant?
Wir werden unsere Plattform kontinuierlich weiterentwickeln und immer die bestmöglichen Technologien integrieren, die am Markt verfügbar sind. Gleichzeitig liegt ein großer Fokus darauf, die Lösung noch einfacher zugänglich zu machen und Unternehmen stärker dabei zu unterstützen, die richtigen Use Cases umzusetzen. Ein weiterer wichtiger Schritt ist der Aufbau eines Partner- und White-Label-Netzwerks. Damit ermöglichen wir es Agenturen und Partnern, unsere Technologie für ihre eigenen Kunden zu nutzen und eigenständig weiterzuführen.
Welche Learnings aus eurer bisherigen Reise würdet ihr anderen Gründern mitgeben?
Unsere wichtigste Erkenntnis: Echte Erfahrung schlägt jede Theorie. Viele Lösungen klingen auf dem Papier gut, funktionieren aber in der Praxis nicht. Deshalb ist es entscheidend, früh in den Markt zu gehen, zu testen und aus echten Anwendungen zu lernen. Außerdem gilt für uns ganz klar: Qualität schlägt Quantität. Ein funktionierender Use Case ist mehr wert als zehn halbfertige Ideen.
Wenn ihr heute drei konkrete Ratschläge an angehende Gründer geben würdet, welche wären das?
- Baut echte Lösungen und keine Präsentationen.
- Testet eure Ideen so früh wie möglich im Markt.
- Arbeitet eng mit echten Kunden zusammen und entwickelt eure Produkte aus deren Anforderungen heraus.
Bild:Marco Jülke, Leonhard Pöppel und Anton Kirchner Bildcredits malmachen GbR
Wir bedanken uns bei den Gründern für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
